Mail intrekken in Outlook? Er bestaat een slimmere manier

Een foutje met e-mail is zo gemaakt. Bij het invoeren van een ontvanger of het toevoegen van een bijlage zie je in de haast iets over het hoofd en blijk je achteraf de verkeerde persoon te hebben aangeschreven of het foutieve bestand te hebben verstuurd. Zo’n vergissing kan grote gevolgen hebben; met het versturen van vertrouwelijke informatie is er sprake van een datalek. Hoe ernstig zo’n lek is, hangt af van welke maatregelen je hebt genomen om het onbedoeld datadelen te voorkomen. Outlook voldoet hierin slechts deels. Met enige handigheid is het in Outlook namelijk mogelijk een per abuis verstuurde e-mail terug te halen. Helaas kent deze functionaliteit flinke beperkingen.

‍

De beperkingen van Outlook in het intrekken van mail

Wil je in Outlook een verzonden mail intrekken, dan is het namelijk noodzakelijk dat de ontvanger ook Outlook in combinatie met mailserver Exchange gebruikt. Is dat niet het geval, en gebruikt de ontvanger bijvoorbeeld Gmail via de browser of het mailprogramma Thunderbird, dan werkt de functionaliteit niet. Het is sowieso moeilijk om na te gaan hoe de ontvangende partij precies mailt. (Als je als verzender trouwens gebruikmaakt van de webversie van Outlook of Outlook op de Mac is de terugroepactie sowieso niet beschikbaar.)

‍

Daarbij komt ook dat de mogelijkheid tot terugtrekken verder bemoeilijkt kan worden door Microsofts eigen Azure Information Protection (AIP), waarmee organisaties berichten en de inhoud aanvullend kunnen beschermen en waardoor mail soms niet terug te trekken is. Bij elkaar genomen maakt dit dat het terugtrekken van e-mail vanuit Outlook een vraagstuk is met de nodige mitsen en maren. Mocht het zo zijn dat wél aan de voorwaarden wordt voldaan, dan is het nog de vraag of het terugroepen zinvol is als de ontvanger het bericht al heeft gelezen en misschien zelfs al doorgestuurd.

Mail intrekken in Outlook via FileCap

Met FileCap maak je het mogelijk op een veiliger manier e-mail te versturen en te ontvangen, grote bijlagen uit te wisselen én heb je de mogelijkheid mail terug te trekken, inclusief het verwijderen van verkeerde bijlagen. Nadat je een mail via FileCap (vanuit Outlook) hebt verzonden, ontvang je van de FileCap server een verzendbevestiging met daarin een link. Om het bericht terug te trekken, klik je op deze link en kun je in de FileCap portal bevestigen dat je de mail terug in wenst te trekken. Aan deze functionaliteit zit geen tijdslimiet gekoppeld, dus je kunt dit op elk gewenst moment doen.

‍

Wil je meer zekerheid over verzonden e-mail, dan biedt FileCap dus een extra manier om de beveiliging en controle over verzonden berichten en bestanden te waarborgen. FileCap integreert naadloos met Outlook en biedt standaardfunctionaliteit om e-mail terug te trekken, onafhankelijk van het gebruikte mailplatform. Ook biedt FileCap meer zekerheid aan beheerders: zij kunnen via de admin-console van FileCap zien met wie communicatie worden uitgewisseld en deze blokkeren.

‍

Kortom, FileCap is een slimmere manier om fouten met uitgaande mails te vermijden en verhoogt compliancy met de AVG. Mail intrekken is zo eenvoudig dat zowel ervaren als beginnende gebruikers dit zelf kunnen doen, zonder aanvullende instructies, training of aanpassing van instellingen. De ontvanger zal merken dat het openen van het mailtje niet langer lukt, waarmee verzonden informatie en bestanden volledig ontoegankelijk zijn.