Bei der Arbeitsvermittlung steht die Arbeit mit Menschen im Mittelpunkt. Gleichzeitig durchläuft bei jeder Vermittlung eine Flut von Dokumenten die Organisation. Lebensläufe, Ausweise, Verträge und Lohnvereinbarungen werden täglich per E-Mail verschickt und weitergegeben. Das gehört zur Arbeit dazu.
Jeder weiß, welche Informationen benötigt werden. Weniger sichtbar ist jedoch, was mit diesen Dokumenten geschieht, sobald sie unterwegs sind. Nicht weil sie nachlässig behandelt werden, sondern weil Schnelligkeit und Zusammenarbeit die Praxis bestimmen.
Sicheres E-Mailen und sicheres Teilen von Dateien sind daher keine separaten Aktivitäten, sondern Teil der täglichen Arbeit.
E-Mails sind praktisch, aber auch anfällig
E-Mailssind das selbstverständliche Mittel zum Austausch von Informationen. Sie sind schnell, leicht zugänglich und jeder nutzt sie. Lebensläufe werden weitergeleitet, Dokumente mitgeschickt oder „nachgeschickt“.
Meistens funktioniert das gut. Aber je öfter Dokumente weitergeleitet werden und je mehr Personen daran beteiligt sind, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten:
- wer eine Datei erhalten hat,
- wie lange es aufbewahrt wird,
- und ob es noch für den vorgesehenen Zweck verwendet wird.
Dieser Moment fühlt sich selten aufregend an, aber es ist der Moment, in dem die Kontrolle langsam schwindet.
Wenn Dokumente weitergereicht werden
Dateienverschwinden nach dem Versand nicht. Sie landen in Posteingängen, werden gespeichert, weitergeleitet oder später wiederverwendet. Insbesondere wenn Dokumente auch außerhalb des Unternehmens geteilt werden, wird es schwieriger, den Überblick zu behalten.
Kandidaten vertrauen darauf, dass ihre Daten sorgfältig behandelt werden. Auftraggeber erwarten dasselbe, auch innerhalb ihrer eigenen Organisation. Wie Dokumente per E-Mail versendet und weitergegeben werden, spielt dabei eine größere Rolle, als oft angenommen wird.
Was sicheres E-Mailen und sicheres Teilen von Dateien hinzufügt
SicheresE-Mailen und sicheres Teilen von Dateien ändern nichts an der Arbeitsweise. Sie erfordern keine zusätzlichen Handgriffe. Sie machen vor allem deutlich, was geschieht.
Sie behalten den Überblick über:
- wer ein Dokument erhält,
- wie lange es verfügbar ist,
- und dass Dateien nicht unnötig weiter zirkulieren.
Das sorgt für Ruhe in einer Umgebung, in der viele Informationen zirkulieren, ohne dass dabei Geschwindigkeit verloren geht.
Gut organisiertes Arbeiten
Die Arbeitsvermittlungist ein datenintensiver Beruf. Das ist kein Problem, solange klar bleibt, wie Informationen weitergegeben werden. Unnötige Risiken entstehen selten durch böse Absichten, sondern durch unklare Übergaben und implizite Annahmen.
Organisationen, die bewusst mit E-Mails und der Weitergabe von Dokumenten umgehen:
- den Überblick behalten,
- Vermeidung von Reparaturarbeiten und Diskussionen im Nachhinein,
- und zeigen, dass sie sorgfältig mit dem Vertrauen von Kandidaten und Auftraggebern umgehen.
Das ist kein zusätzlicher Schritt. Das ist einfach professionelles Arbeiten.
Über FileCap
FileCapwurde für Arbeitsvermittlungsorganisationen entwickelt, die täglich sensible Dokumente per E-Mail versenden und weitergeben. Lebensläufe, Ausweise und Verträge werden sicher versendet, vorübergehend zur Verfügung gestellt und nur von den Berechtigten eingesehen. Mit Einblick in die Nutzung und europäischer Speicherung. So bleibt die Weitergabe von Dokumenten Teil der Arbeit und wird nicht zu einem zusätzlichen Risiko.
