Was ist der Unterschied zwischen E-Mail-Verschlüsselung und sicherem E-Mail-Versand?

Die Begriffe „E-Mail-Verschlüsselung“ und „sicheres E-Mailen“ werden oft synonym verwendet. Dennoch bedeuten sie nicht dasselbe. Für Organisationen, die vertrauliche Informationen versenden, ist dieser Unterschied von Bedeutung.

Verschlüsselung bedeutet, dass der Inhalt einer Nachricht so verschlüsselt wird, dass er ohne den richtigen Schlüssel nicht lesbar ist. Sicheres E-Mailen geht noch einen Schritt weiter und umfasst auch die Kontrolle über Versand, Zugriff und Verfügbarkeit.

Verschlüsselung schützt den Inhalt einer Nachricht, während sichere E-Mail-Lösungen in der Regel auch Funktionen für die Zugriffskontrolle, die Empfängerüberprüfung und die Protokollierung bieten.

Was ist E-Mail-Verschlüsselung?

E-Mail-Verschlüsselung bedeutet, dass der Inhalt einer E-Mail verschlüsselt wird, sodass er für Unbefugte nicht lesbar ist. Nur Personen mit dem richtigen Schlüssel oder Zugriff können den Inhalt entschlüsseln.

Dadurch bleibt der Inhalt einer Nachricht für Unbefugte unlesbar, selbst wenn die Nachricht von Unbefugten abgefangen wird.

Wichtig ist, dass Verschlüsselung in der Regel nur den Inhalt einer Nachricht schützt. Sie sagt nichts über Aspekte wie Zugriffskontrolle, Aufbewahrungsfristen oder die Überprüfung des Empfängers aus.

Was ist sicheres E-Mailing?

Sicheres E-Mailen umfasst mehr als nur Verschlüsselung. Es bezieht sich auf Lösungen, die den Versand vertraulicher Informationen per E-Mail besser verwaltbar und kontrollierbar machen.

Neben der Verschlüsselung können solche Lösungen Funktionen wie Zugriffskontrolle, Empfängerüberprüfung und einstellbare Aufbewahrungsfristen bieten. Zudem kann die Protokollierung genutzt werden, um nachträglich Einblick in die Nutzung oder den Zugriff zu erhalten.

Sicheres E-Mailen verbindet somit technische Sicherheit mit der Verwaltung und Kontrolle beim Versand vertraulicher Informationen.

Warum Verschlüsselung allein nicht ausreicht

Viele Organisationen gehen davon aus, dass Verschlüsselung automatisch bedeutet, dass eine E-Mail sicher ist. Das ist nicht immer der Fall.

Eine verschlüsselte Nachricht ist weiterhin möglich:

• an eine falsche E-Mail-Adresse gesendet werden;
• Zugänglich sein, ohne dass der Empfänger verifiziert werden muss;
• Über einen Download-Link weiterhin uneingeschränkt verfügbar bleiben;
• ohne Protokollierung oder Kontrolle geöffnet werden.

Verschlüsselung sorgt dafür, dass der Inhalt einer Nachricht für Unbefugte nicht lesbar ist, verhindert jedoch weder menschliche Fehler noch mangelnde Zugriffskontrolle.

In unserem Blog zum Thema wie man Datenlecks bei der Dateiübertragung verhindert erfahren Sie, warum dies in der Praxis oft schiefgeht.

Rechtliche Perspektive: Was verlangt die DSGVO?

Die DSGVO schreibt keine spezifischen Sicherheitsmaßnahmen vor. Organisationen müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, die der Sensibilität der Daten und den Risiken der Verarbeitung angemessen sind.

Verschlüsselung kann dabei eine wichtige Maßnahme sein, reicht aber für sich allein genommen nicht immer aus. Je nach Risiko kann es auch erforderlich sein, den Zugriff auf Informationen einzuschränken und zu kontrollieren.

Der Unterschied auf einen Blick

Der Unterschied zwischen Verschlüsselung und sicherer E-Mail-Kommunikation lässt sich wie folgt zusammenfassen:

• Durch die Verschlüsselung wird sichergestellt, dass der Inhalt einer Nachricht für Unbefugte nicht lesbar ist, selbst wenn sie abgefangen wird;
• Sicheres E-Mailen umfasst oft auch eine Zugriffskontrolle und die Überprüfung der Empfänger;
• Verschlüsselung ist eine technische Sicherheitsmaßnahme;
• Sicheres E-Mailen verbindet Technik mit Verwaltung und Kontrolle rund um den Versand;
• Verschlüsselung allein bietet keine automatische Kontrolle über den Zugriff oder die Verfügbarkeit.

Für Organisationen mit hohen Compliance-Anforderungen ist dieser Unterschied von großer Bedeutung.

Wie Unternehmen eine sichere E-Mail-Infrastruktur systematisch einrichten

Unternehmen, die ihre E-Mail-Kommunikation strukturell absichern möchten, ergänzen ihre bestehende E-Mail-Umgebung häufig um zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen. Dabei wird Verschlüsselung mit Empfängerüberprüfung, einstellbaren Aufbewahrungsfristen und Protokollierung kombiniert.

Auf diese Weise wird nicht nur der Inhalt geschützt, sondern auch der Prozess besser gesteuert.

Mit FileCap versendest du E-Mails und große Dateien verschlüsselt aus Outlook oder Microsoft 365, wobei du die Kontrolle über Zugriff und Verfügbarkeit behältst. Die Daten werden innerhalb der EU bei einem europäischen Cloud-Anbieter gespeichert, sodass Speicherung und Verarbeitung unter europäischer Rechtshoheit erfolgen.

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Schlussfolgerung

E-Mail-Verschlüsselung und sicheres E-Mail-Versenden sind nicht dasselbe. Die Verschlüsselung schützt den Inhalt einer Nachricht, bietet jedoch nicht automatisch Kontrolle über Zugriff und Verfügbarkeit. Sicheres E-Mail-Versenden geht darüber hinaus und kombiniert Verschlüsselung mit Zugriffskontrolle, Authentifizierung und Protokollierung.

Für Organisationen, die mit vertraulichen Informationen arbeiten, ist diese Unterscheidung wichtig. Sie hilft dabei, besser zu kontrollieren, wer Zugriff auf Nachrichten hat und wie lange Informationen verfügbar bleiben.

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Häufig gestellte Fragen

Ist E-Mail-Verschlüsselung dasselbe wie sicheres E-Mailen?

Nein, E-Mail-Verschlüsselung ist nicht dasselbe wie sicheres E-Mailen. Die Verschlüsselung sorgt dafür, dass der Inhalt einer Nachricht für Unbefugte nicht lesbar ist, auch wenn die Nachricht von Dritten abgefangen wird, die keinen Zugriff darauf haben. Sicheres E-Mailen geht in der Regel noch einen Schritt weiter und kann Funktionen wie Zugriffskontrolle, Empfängerüberprüfung und Protokollierung bieten. Sicheres E-Mailen ist somit umfassender als nur die Verschlüsselung.

Ist Verschlüsselung gemäß der DSGVO vorgeschrieben?

Die DSGVO schreibt keine spezifischen Sicherheitsmaßnahmen vor, verlangt jedoch, dass Organisationen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ergreifen. Verschlüsselung kann dabei eine wichtige Maßnahme sein, doch je nach Risiko können zusätzliche Maßnahmen erforderlich sein.

Wann reicht Verschlüsselung allein nicht aus?

Verschlüsselung schützt den Inhalt einer Nachricht, regelt jedoch nicht automatisch, wer Zugriff auf Informationen hat oder wie lange diese verfügbar bleiben. Fehlen Zugriffskontrollen, die Überprüfung der Empfänger oder Aufbewahrungsfristen, kann sich das Risiko eines unerwünschten Zugriffs auf Informationen erhöhen.

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