In der Arbeitsvermittlung geht alles schnell. Einen Lebenslauf mailen. Einen Ausweis hochladen. Einen Vertrag unterschreiben. Weiter. Aber dabei geben Sie jeden Tag Dokumente weiter, für die sich Betrüger, Cyberkriminelle und Aufsichtsbehörden in aller Ruhe Zeit nehmen.
Für Personalvermittlungs-, Zeitarbeits- und Entsendungsagenturen ist der sichere Dokumentenaustausch keine IT-Frage, sondern tägliche Praxis. Der sichere Austausch von Dateien und Dokumenten ist daher ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit.
Ganz ehrlich
Lebensläufe per E-Mail. Ausweise über WeTransfer. Verträge in „diesem einen Ordner“. Praktisch, aber nicht für den sicheren Versand sensibler Dokumente per E-Mail gedacht. Es funktioniert. Bis es schiefgeht.
Nicht, weil die Menschen ihre Arbeit nicht gut machen, sondern weil diese Mittel nicht für den Austausch sensibler personenbezogener Daten konzipiert sind. Und wenn etwas schiefgeht, geht es nicht um IT, sondern um:
- Vertrauen der Kandidaten
- Fragen von Auftraggebern
- Erläuterung gegenüber der Datenschutzbehörde
Arbeitsvermittlung = datenintensiver Beruf
Sie arbeiten täglich mit:
- Identitätsnachweise
- Diplome und Führungszeugnisse
- Lohn- und Vertragsdaten
Diese Informationen sind erforderlich, um Mitarbeiter einzustellen, zu entlohnen und die Compliance zu gewährleisten. Gleichzeitig durchlaufen sie mehrere Systeme, Kollegen und externe Parteien. Bei jeder Übertragung ist Sorgfalt geboten.
Das ist keine Nebensache. Das ist dein Prozess.
Warum dies immer häufiger zu Reibungen führt
Die Datenmenge wächst ebenso wie die Anzahl der Menschen und Systeme, die damit arbeiten. Was einst übersichtlich war, ist es heute oft nicht mehr.
- Kandidaten fragen: „Wer kann das eigentlich sehen?“
- Auftraggeber wollen Gewissheit über die Einhaltung der DSGVO
- Interne Teams verlieren den Überblick über Versionen und Zugriffsrechte
- Datenlecks beginnen selten spektakulär, meist einfach mit einer E-Mail.
Was Sie dann wollen
Kein zusätzlicher Aufwand. Keine Portale, in die sich niemand einloggt. Lösungen müssen sich an die Praxis anpassen. Das bedeutet:
- Sichere Dateifreigabe
- Selbst bestimmen, wer Zugriff hat und wie lange
- Einblick, wer Dokumente angesehen oder heruntergeladen hat
- Europäische Lagerung
Der professionelle Umgang mit Daten ist auch Arbeitsvermittlung
Wer sorgfältig mit personenbezogenen Daten von Bewerbern umgeht:
- Weckt schneller Vertrauen
- Appears more mature towards clients
- Verhindert Diskussionen im Nachhinein
Es geht nicht nur um Sicherheit. Es geht einfach darum, gut organisiert zu arbeiten.
In der Arbeitsvermittlung kann man nicht ohne Daten auskommen. Aber man kann auf unnötige Risiken verzichten. Und genau darin liegt der Unterschied.
Über FileCap
FileCap wurde für Organisationen entwickelt, die täglich mit sensiblen Dokumenten arbeiten, wie Personalvermittlungsagenturen, Zeitarbeitsfirmen und Arbeitsvermittlungsagenturen. Lebensläufe, Ausweise und Verträge werden sicher geteilt und versendet, vorübergehend zur Verfügung gestellt und nur von den Berechtigten eingesehen. Ohne Umwege, aber mit Kontrolle über die Daten, Einblick in die Nutzung und europäischer Speicherung.
