Eine Zeichnung kommt nicht an, eine Fertigstellungsakte liegt herum oder eine Mitarbeiterliste wird ungesichert per E-Mail verschickt. Im Bauwesen kann dies sofort zu Verzögerungen, zusätzlichen Kosten oder einem Datenleck führen. Dennoch erfolgt der Informationsaustausch oft noch über separate E-Mails oder kostenlose Cloud-Dienste. Das scheint bequem und schnell zu sein, birgt aber in der Praxis mehr Risiken, als man denkt.
Woran Bauunternehmen digital scheitern
Jedes Projekt ist mit einem Strom von Dateien und Daten verbunden. Je größer und komplexer das Projekt ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass etwas schief geht. Dies sind die Engpässe, die wir in Bauunternehmen am häufigsten sehen:
- Große Dateien: Konstruktionszeichnungen, 3D-Modelle und Fotodateien haben oft eine Größe von mehreren Dutzend MB und passen nicht in eine Standard-E-Mail.
- Kettenabhängigkeit: Mit Auftragnehmern, Unterauftragnehmern, Architekten und Lieferanten ist die Gefahr groß, dass Dokumente verlegt werden oder verloren gehen.
- Datenschutzrelevante Informationen: Abschlussdateien und Personaldaten sollten nicht ungesichert weitergegeben werden, so die AVG.
- Druck von Seiten der Kunden: Die Kunden verlangen zunehmend nachweislich sichere Verfahren. Wer dem nicht gerecht werden kann, riskiert, ein Projekt zu verpassen.
Die Risiken der alten Methode
Die gemeinsame Nutzung von Dateien über E-Mail-Anhänge oder Dienste wie WeTransfer fühlt sich niedrigschwellig an, ist aber keine sichere Wahl. Die Risiken liegen auf der Hand:
- Keine Verschlüsselung: Die Dateien sind bei der Übertragung ungesichert und daher angreifbar.
- Keine Kontrolle: Sie wissen nicht, wer Zugriff erhält und ob Dateien weitergeleitet werden.
- AVG-Probleme: Der ungesicherte Versand von Lieferdateien oder Personalinformationen kann zu Datenschutzverletzungen und Geldstrafen führen.
- Verzögerungen: Große Dateien bleiben in Spam-Filtern hängen oder kommen gar nicht erst an.
Das Ergebnis: Frustration auf der Baustelle, Verzögerungen im Zeitplan und das Risiko eines Imageschadens.
Warum kostenlose Tools keine Lösung für Bauunternehmen sind
Viele Bauunternehmen nutzen immer noch kostenlose Dienste wie WeTransfer oder Dropbox für den Austausch von Dateien. Das scheint bequem zu sein, aber die Realität sieht anders aus. Sie haben keine Kontrolle darüber, wo die Daten gespeichert werden (oft außerhalb Europas), die Dateien sind standardmäßig nicht verschlüsselt, und jeder, der den Link hat, kann auf sie zugreifen. Dadurch sind Sie nicht nur einem AVG-Risiko ausgesetzt, sondern es besteht auch die Gefahr, dass vertrauliche Informationen auf der Straße landen.
Mit FileCap behalten Sie die Kontrolle: Die Daten bleiben innerhalb Europas, nur die richtigen Empfänger erhalten Zugriff und Sie erfüllen nachweislich besser die Sicherheitsanforderungen Ihrer Kunden.
FileCap: sichere Mail und großer Dateiaustausch im Baugewerbe
FileCap wurde für Unternehmen entwickelt, die sicher und praxisnah arbeiten wollen. Es bietet Bauunternehmen eine Lösung für den Versand verschlüsselter Dateien und E-Mails, ohne dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsweise ändern müssen.
- Sicherer E-Mail-Versand: Alle E-Mails und Anhänge werden automatisch verschlüsselt.
- Ohne Limit: Auch schwere Zeichnungen und Modelle lassen sich problemlos versenden.
- Einsicht und Kontrolle: Sie sehen genau, wer Dateien erhält und öffnet.
- AVG-sicher: FileCap hilft Ihnen, die Anforderungen rund um den sicheren Datenaustausch zu erfüllen.
- Einfach zu bedienen: Arbeitet direkt aus Outlook oder über ein Webportal.
Praxisbeispiele: So nutzen Bauunternehmen FileCap
- Gemeinsame Nutzung von Abschlussdateien mit einer Wohnungsbaugesellschaft: Enthält personenbezogene Daten der Bewohner, die sicher übermittelt werden und nur für den richtigen Empfänger zugänglich sind.
- Austausch von Verträgen und Arbeitszeichnungen mit Unterauftragnehmern: keine losen Verbindungen mehr, sondern kontrolliert und verschlüsselt.
- E-Mail-Versand von Personalinformationen: Denken Sie an Stundenzettel oder Ausweise von Baustellenmitarbeitern, die nach dem AVG sicher geteilt werden.
Es ist an der Zeit, Ihre Projekte im Griff zu behalten
In der Baubranche ist sicherer E-Mail- und Dateiaustausch kein Luxus, sondern eine Voraussetzung für den reibungslosen Ablauf von Projekten. Mit FileCap verhindern Sie, dass Informationen auf der Straße landen, behalten Ihre Planung im Griff und machen einen wichtigen Schritt in Richtung AVG-Compliance.
Fordern Sie eine unverbindliche Demo an und erleben Sie, wie einfach sicheres E-Mailing und File-Sharing sein kann.
