Viele Unternehmen versenden Angebote, Verträge und Kundendaten über WeTransfer, ohne dass es dafür entsprechende Richtlinien gibt. Meistens läuft das gut, bis es einmal schiefgeht. Hier sind die Risiken der geschäftlichen Nutzung und was Sie dagegen tun können.
Stell dir vor: Du arbeitest an einem wichtigen Angebot. Das Dokument ist fertig, die Frist rückt näher, und du möchtest es schnell an einen Kunden schicken. Du hast keine Zeit, herauszufinden, wie die sichere Dateiumgebung deines Unternehmens genau funktioniert. Also öffnest du WeTransfer, lädst die Datei hoch – und fertig. Praktisch? Auf jeden Fall. Verantwortungsbewusst? Das ist eine andere Geschichte.
Die Bequemlichkeit, die Sie teuer zu stehen kommen könnte
WeTransfer ist auf Einfachheit ausgelegt. Ein paar Klicks, und schon steht deine Datei zum Herunterladen bereit. Doch diese Bequemlichkeit geht auf Kosten der Kontrolle.
Eine falsche E-Mail-Adresse, kein Passwortschutz oder ein Download-Link, der tagelang aktiv bleibt. Das sind keine Ausnahmen, sondern Alltag. Und wenn dies mit vertraulichen Kundendaten oder strategischen Dokumenten geschieht, kann der Schaden groß sein.
Die Falle des „Das ist ja nur vorübergehend“
Viele Nutzer denken: Der Link läuft doch nach ein paar Tagen ab, oder er ist nur intern gültig. In der Praxis weiß man das aber oft nicht:
- wer tatsächlich Zugriff auf den Link erhält;
- wie oft die Datei heruntergeladen wurde;
- oder ob der Empfänger den Link weitergeleitet hat.
Außerdem bieten kostenlose Dateiverwaltungsprogramme selten umfassende Protokollierungs- oder Zugriffskontrollfunktionen. Wenn etwas schiefgeht, kann man nur raten, wo der Fehler lag.
Drei Szenarien, die häufiger vorkommen, als man denkt
Der Autocomplete-Fehler. Man tippt die ersten Buchstaben eines Namens ein, das E-Mail-Programm vervollständigt den Namen, und das Angebot geht an einen anderen Kunden mit einem ähnlichen Nachnamen. Man merkt es erst, wenn dieser Kunde antwortet – oder gar nicht.
Der weitergeleitete Link. Ihr Ansprechpartner leitet die E-Mail an einen Kollegen weiter, der sie wiederum an einen externen Empfänger weiterleitet. Der Link bleibt die ganze Zeit über aktiv, da er nicht an eine bestimmte Person gebunden ist.
Der ausgeschiedene Mitarbeiter. Jemand verlässt die Organisation, mit der Sie zusammenarbeiten. Sein Postfach bleibt bestehen, und darin befinden sich noch funktionierende Download-Links zu Ihren Dokumenten.
Was du nachweisen musst
Sobald Sie mit Kundendaten arbeiten, werden Sie früher oder später gefragt, wie der Datenaustausch geregelt ist. Sei es von einem Steuerberater, einem Auditor im Rahmen eines ISO- oder NEN-Zertifizierungsprozesses oder von einem Kunden, der selbst Compliance-Anforderungen erfüllen muss. Dann reicht es nicht aus, zu sagen, dass Sie vorsichtig sind.
Man muss nachweisen können, wer was gesendet hat, wann dies geschah und wer die Datei heruntergeladen hat. Dies erfordert eine Protokollierung und eine Identifizierung des Empfängers. Bei einem kostenlosen Übertragungsdienst ist dies nicht der Fall, sodass man im Nachhinein kaum etwas nachweisen kann.
Wenn Sie regelmäßig personenbezogene Daten versenden, stellt sich darüber hinaus die Frage, ob Sie Ihren Verpflichtungen gemäß der DSGVO nachkommen. Darauf gehen wir in unserem Artikel ein, in dem wir untersuchen, ob WeTransfer sicher ist, einschließlich der Änderung der Nutzungsbedingungen im Zusammenhang mit dem KI-Training ab Juli 2025.
Wie man Dinge anders macht
Sicherheit muss nicht auf Kosten der Geschwindigkeit gehen. Mit einer Unternehmenslösung wie FileCap versendest du Dateien genauso einfach wie über WeTransfer, aber mit folgenden Vorteilen:
- obligatorische Authentifizierung für Empfänger;
- begrenzte Gültigkeit von Download-Links und die Möglichkeit, eine Sendung zu widerrufen;
- Umfassende Protokollierung und Berichterstellung;
- Speicherung von Daten innerhalb der EU;
- direkt aus Outlook versenden, sodass niemand etwas Neues lernen muss.
So bleibt die Geschwindigkeit erhalten, aber du behältst die Kontrolle. Möchtest du sehen, wie die bekannten Dienste im Vergleich zueinander abschneiden? Schau dir den Vergleich sicherer WeTransfer-Alternativen an.
Checkliste: Fünf Fragen, die du dir vor dem Absenden stellen solltest
- Enthält diese Datei personenbezogene Daten, finanzielle oder medizinische Informationen?
- Kann ich sicher sein, dass nur der beabsichtigte Empfänger die Nachricht öffnen kann?
- Kann ich nachträglich nachweisen, wer die Datei heruntergeladen hat?
- Kann ich den Versand stornieren, wenn mir ein Fehler unterläuft?
- Weiß ich, in welchem Land diese Datei gespeichert wird?
Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen „Nein“ lautet, ist ein kostenloser Transferdienst für diese Datei nicht die richtige Wahl.
Kontrolle über vertrauliche Dateien
WeTransfer wirkt harmlos, kann aber im geschäftlichen Kontext unerwartet weitreichende Folgen haben. Wer die Kontrolle über vertrauliche Informationen behalten möchte, entscheidet sich für eine Lösung, die sowohl benutzerfreundlich als auch nachverfolgbar ist. Fordern Sie eine unverbindliche Demo an oder testen Sie FileCap 30 Tage lang kostenlos.
