Jeden Tag werden in Zeitarbeits-, Entsendungs- und Personalvermittlungsagenturen zahlreiche Dateien zwischen Bewerbern, Kunden und Vermittlern hin- und hergeschickt. Lebensläufe, Ausweisdokumente, Verträge, Gehaltsabrechnungen, Bewertungsbögen und Referenzen - alles dreht sich um Menschen und Daten. In vielen Unternehmen geschieht dies jedoch immer noch auf eine Weise, die der Sensibilität dieser Informationen nicht mehr gerecht wird. Gewöhnliche E-Mails sind immer noch der Standard, obwohl sie eines der größten Sicherheitsrisiken in diesem Sektor darstellen.
Bequemlichkeit siegt über Sicherheit
Personalvermittler und Vermittler arbeiten unter enormem Zeitdruck. Die Bewerber müssen heute vorgestellt werden, die Kunden erwarten Schnelligkeit, und oft sind mehrere Parteien an der Kette beteiligt. In einem solch dynamischen Umfeld siegt die Bequemlichkeit schnell über die Politik.
Einen Lebenslauf oder eine Kopie des Personalausweises "mal eben schnell" per E-Mail weiterzuleiten, scheint unschuldig zu sein, aber genau da geht es schief. E-Mails werden weitergeleitet, bleiben jahrelang auf Servern gespeichert oder landen beim falschen Empfänger. Selbst wenn dies versehentlich geschieht, kann es sich bereits um eine Datenschutzverletzung handeln, die eine Meldepflicht nach sich zieht und dem Ruf schadet.
Außerdem verwenden die Mitarbeiter häufig ihr Mobiltelefon oder ihre persönliche Mailbox, um Dokumente auszutauschen, insbesondere wenn der Bewerber oder Kunde "nur schnell etwas erhalten möchte". Dadurch geht die Kontrolle über vertrauliche Daten völlig verloren.
Daten von Bewerbern sind besonders sensibel
In der Arbeitsvermittlungsbranche werden täglich große Mengen personenbezogener Daten verarbeitet, oft mehr als in vielen anderen Branchen. In einem Lebenslauf sind schnell Wohnort, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und beruflicher Werdegang enthalten. Wenn dann noch eine Kopie des Personalausweises oder des Vertrags hinzukommt, handelt es sich um Informationen, die nach dem AVG als "besonders sensibel" gelten.
Die Aufsichtsbehörde für personenbezogene Daten hält diese Branche deshalb für riskant, weil Daten an so vielen verschiedenen Stellen ausgetauscht werden: zwischen internen Mitarbeitern, Kunden, Selbstständigen, Lohnbüros und unterstützenden Stellen wie Sozialarbeitern oder Versicherungsagenturen. Sobald eine ungesicherte E-Mail irgendwo verschickt wird, kann niemand mit Sicherheit sagen, wo genau die Daten gelandet sind.
"Wir haben ein Portal", aber wird es auch tatsächlich genutzt?
Viele Unternehmen investieren in ein sicheres Portal oder eine Kundenumgebung für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Auf dem Papier ist dies ein guter Schritt, aber die Praxis zeigt das Gegenteil. Bewerber vergessen ihre Anmeldedaten, Kunden finden es umständlich oder der Link zur Plattform funktioniert auf mobilen Geräten nicht. Was passiert dann? Die Menschen greifen auf das zurück, was ihnen vertraut ist: E-Mail. So gibt es neben der offiziellen sicheren Lösung noch einen parallelen Informationsfluss über Outlook, Gmail oder WhatsApp. Sicherheit ist dann eine Realität auf dem Papier: In der Praxis bleibt die Risikozone dieselbe.
Sicheres Teilen muss nicht kompliziert sein
Der Schlüssel liegt in der Benutzerfreundlichkeit. Wenn sicheres Arbeiten genauso schnell und einfach ist wie normale E-Mail, dann werden die Leute es auch tun. FileCap setzt genau hier an. Mit FileCap können Sie Dateien direkt von Outlook oder Ihrem Browser aus freigeben, ohne dass Sie Portale oder zusätzliche Konten benötigen. Die Dateien werden automatisch verschlüsselt und können nur von dem vorgesehenen Empfänger geöffnet werden. Außerdem können Sie genau sehen, ob eine Datei empfangen und geöffnet wurde, und ganz einfach ein Verfallsdatum oder ein Passwort festlegen. So bleibt die Kontrolle über persönliche Daten dort, wo sie hingehört: bei Ihrer Organisation. Und das Beste daran: Es ändert nichts an der Arbeitsweise der Personalverantwortlichen, sondern nur an der Art und Weise, wie die Daten geschützt werden.
Zeit, es richtig zu machen
Die Arbeitsvermittlungsbranche beruht auf Vertrauen. Bewerber vertrauen Ihnen ihre persönlichen Daten an, Kunden vertrauen darauf, dass Sie mit diesen Informationen sorgfältig umgehen. Dieses Vertrauen kann nicht durch eine falsch gesendete E-Mail beschädigt werden. Durch den sicheren Austausch mit FileCap zeigen Sie, dass Ihr Unternehmen Verantwortung übernimmt. Nicht, weil das AVG es vorschreibt, sondern weil es Teil der professionellen Arbeit ist.
Sicherheit muss nicht auf Kosten der Geschwindigkeit oder des Komforts gehen. Im Gegenteil: Sie stellt sicher, dass Ihr Unternehmen weiterhin das tun kann, was es am besten kann: Menschen miteinander verbinden. Entdecken Sie, wie einfach sicheres Teilen mit FileCap sein kann.
