FileCapbietet mehrere Möglichkeiten der Authentifizierung. Neben einem regulären Passwort, SMS oder einem Einmalcode per E-Mail können Sie auch ein Firmenpasswort einrichten. Aber was genau ist das und wie funktioniert es?
Das Unternehmenspasswort ist eine Funktion in FileCap, die es mehreren Personen innerhalb einer Organisation ermöglicht, das gleiche Passwort zu verwenden. Da FileCap ein Produkt ist, das auch für den organisationsinternen Nachrichten- und Dateiverkehr genutzt werden kann, schafft diese Option Komfort für die Benutzer, während sie gleichzeitig ein gewisses Maß an Sicherheit gewährleistet. Hinweis: Sie können diese Option nicht mit Empfängern außerhalb Ihrer Organisation verwenden!
Das Firmenpasswort für Administratoren
Um diese Funktion zu nutzen, muss das Firmenpasswort (in der Schnittstelle Firmenkennwort) muss in der Verwaltungskonsole festgelegt werden. Gehen Sie in der Verwaltung auf die Option 'Verifizierung' und klicken Sie weiter zu Optionen zur Verifizierung. Schalten Sie dann den Schieberegler unter Firmenpasswort und Sie können über das Zahnrad Konfigurationsoptionen einstellen.
In dieser Konfiguration können Sie die Domäne Ihrer Organisation, z. B. bedrijf.nl, und das zu verwendende Passwort angeben. Sie können ein Kennwort pro Domäne konfigurieren; es gibt keine Einschränkungen hinsichtlich der Länge und Komplexität des Kennworts.
Nachdem Sie das Passwort festgelegt haben, können Sie noch angeben, ob dies die Standard-Authentifizierungsmethode für Benutzer werden soll. Dies könnte interessant sein, wenn FileCap nur oder hauptsächlich für interne Post verwendet wird! Optional können Sie das Firmenpasswort auch mit einer zweiten Authentifizierungsmethode kombinieren und so diese Funktionalität noch sicherer nutzen und das Sicherheitsniveau Ihrer Organisation erhöhen.
Das verwendete Firmenpasswort
Nach der Konfiguration kommt es darauf an, das Kennwort auf sichere Weise weiterzugeben. Tun Sie dies vorzugsweise über einen sicheren, verschlüsselten Kanal und verhindern Sie, dass jemand das Passwort aufschreibt.
Sie verwenden das Firmenpasswort, indem Sie im FileCap-Plugin unter der gewählten Authentifizierungsmethode eine Mail einrichten Firmen-Passwort wählen.
Als Absender müssen Sie das festgelegte Kennwort nicht angeben, aber der Empfänger muss es beim Öffnen der E-Mail eingeben.
Wann verwenden Sie es oder nicht?
Gründe für die Verwendung der Firmenpasswortfunktion in FileCap können sein:
- Ein gemeinsam genutztes Passwort ist sicherer als die Arbeit ohne ein solches.
- Ein gemeinsames Kennwort spart den Verwaltungsaufwand für die Speicherung und Verwaltung mehrerer Kennwörter.
- Ein gemeinsames Passwort erleichtert und beschleunigt die E-Mail-Prozesse
Dennoch ist es nicht für jede Organisation sinnvoll, diese Möglichkeit zu nutzen. Vermeiden Sie die Verwendung des Firmenpassworts, wenn Sie:
- Er möchte keine zusätzlichen Sicherheitsrisiken eingehen; wenn ein gemeinsam genutztes Kennwort nach außen dringt, könnte dies größere Folgen für die Organisation haben als das Durchsickern eines einmaligen Kennworts
- Halten Sie sich an strenge Vorschriften: Die Verwendung eines gemeinsam genutzten Passworts, z. B. eines Firmenpassworts, ist nicht die bestmögliche Sicherheit für E-Mails und Daten.
Darüber hinaus müssen Sie eine Richtlinie entwickeln, um ein neues Firmenpasswort zu konfigurieren, wenn in der Organisation ein Wechsel stattfindet. Es kann ratsam sein, das Firmenpasswort ohnehin jeden Monat zu aktualisieren.
Benötigen Sie Hilfe bei dieser Funktion? Dann wenden Sie sich bitte an unsere Support-Abteilung:
