FileCap ist für viele Unternehmen ein Geschenk des Himmels für den sicheren E-Mail-Versand und den Austausch großer Dateien. In vielen Fällen verwenden die Kunden das Tool auf freiwilliger Basis: FileCap wird von den Anwendern dann eingesetzt, wenn sie es für notwendig erachten. In manchen Situationen werden Sie jedoch die Verwendung von FileCap vorschreiben wollen. Und zu anderen Zeiten sollte das Tool deaktiviert werden. In dieser Anleitung erklären wir Ihnen, wie Sie dies erreichen können.
In Fällen, in denen Sie sich hundertprozentig sicher sind, dass der Empfänger vertrauenswürdig ist und die Verwendung von FileCap zu Verzögerungen oder Problemen führen könnte, z. B. bei Prozessen zur automatischen Verarbeitung von E-Mails und/oder Anhängen, können Sie FileCap deaktivieren. Einige Unternehmen haben beispielsweise Software auf bestimmten internen Postfächern laufen, um PDF-Dateien aus eingehenden E-Mails vollautomatisch zu extrahieren und sie beispielsweise in einem Buchhaltungspaket zu verarbeiten.
In solchen Situationen können Sie in der Verwaltung festlegen, dass E-Mails an bestimmte Domänen oder E-Mail-Adressen niemals über FileCap versendet werden sollen. Gehen Sie dazu in den Admin und klicken Sie auf über Konfiguration auf Geschäftsregeln. Prüfen Sie, ob sie aktiviert ist. Wenn nicht, aktivieren Sie Geschäftsregeln und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Aktivieren Sie die Liste 'Nie mit FileCap'.. Geben Sie unten die Domänen und/oder E-Mail-Adressen ein, für die FileCap nicht verwendet werden soll.
Manchmal wollen Sie aber auch sicher sein, dass der Versand an eine bestimmte E-Mail-Adresse mit FileCap erfolgt. Zum Beispiel, wenn Sie intern vereinbart haben, dass aufgrund von Gesetzen und Vorschriften FileCap verwendet werden muss, um immer die Kontrolle über den E-Mail-Verkehr zu haben und einen Audit Trail lesen zu können.
Wenn Sie die Benutzer in einem solchen Fall zur Verwendung von FileCap verpflichten wollen, gehen Sie in der Administration auch auf Konfiguration und Geschäftsregeln. Prüfen Sie, ob Geschäftsregeln aktiviert sind (falls nicht, aktivieren Sie sie mit dem Schieberegler. Blättern Sie weiter zur Option Aktivieren Sie die Liste 'Immer mit FileCap'.und tragen Sie die Domänen und/oder E-Mail-Adressen ein, für die FileCap beim Senden immer verwendet werden soll.
Die obligatorische Verwendung von FileCap für ausgehende E-Mails bietet Unternehmen einen soliden Mechanismus zum Schutz sensibler Informationen und erleichtert die Einhaltung von Vorschriften. Gleichzeitig bietet der Ausschluss bestimmter Adressen von der FileCap-Nutzung die notwendige Flexibilität und Effizienz für (automatisierte) Geschäftsprozesse. Diese Funktionen ermöglichen es Unternehmen, mit FileCap ein Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Geschäftsanforderungen herzustellen.
