Wie Kommunen FileCap für die sichere Dateifreigabe einsetzen

Hintergrund

Die Gemeinden in den Niederlanden stehen vor der wachsenden Herausforderung, vertrauliche Informationen sicher und effizient zu verwalten. Sie sind für verschiedene Dienstleistungen zuständig, die von Bürgerangelegenheiten bis zur Stadtentwicklung reichen, und haben täglich mit sensiblen Daten zu tun.

Beispiele hierfür sind der Datenaustausch mit Gesundheitsdienstleistern im Rahmen des WMO, die Bereitstellung von Finanzinformationen bei der Gewährung von Einkommensunterstützung oder Schuldenhilfe sowie die Bearbeitung von Anträgen auf Leistungen und Subventionen. Im Umgang mit Bürgern, wo sensible Informationen wie Ausweisdokumente, Gehaltsabrechnungen oder medizinische Daten ausgetauscht werden müssen, spielt Sorgfalt eine wichtige Rolle. Dies gilt auch für die Weitergabe personenbezogener Daten bei Genehmigungsanträgen, die Bearbeitung von Störungsmeldungen und die Pflege von Standesamtsdaten wie Geburten, Eheschließungen und Sterbefällen.

Herkömmliche Methoden wie (Standard-)E-Mails und physische Dokumente sind oft unzureichend, insbesondere im Hinblick auf die strengeren Datenschutzanforderungen und die Notwendigkeit effizienterer Arbeitsabläufe. In der Vergangenheit gab es Vorfälle von Datenschutzverletzungen und unzureichender Sicherheit, was den Bedarf an einer wirksamen Lösung deutlich macht.

Nach Angaben der Behörde für personenbezogene Daten waren Kommunen im Jahr 2023 das Ziel der meisten Cyberangriffe, einschließlich Hacking-, Phishing- und Malware-Vorfällen. Die meisten Datenschutzverletzungen wurden im Gesundheitssektor gemeldet, gefolgt von den Kommunen (Quelle: Personal Data Authority, 2023 data breach report 2023).

Die Herausforderung

Kommunen haben die komplexe Aufgabe, personenbezogene Daten und andere sensible Informationen sicher und zuverlässig zu verwalten und auszutauschen, sowohl intern als auch mit externen Partnern wie Gesundheitseinrichtungen, Bildungseinrichtungen und anderen staatlichen Organisationen. Dies muss im Einklang mit den strengen Anforderungen der Allgemeinen Datenschutzverordnung (AVG) und der Government Information Security Baseline (BIO) geschehen. Die BIO bietet Leitlinien und Maßnahmen, um die Informationssicherheit systematisch und strukturell anzugehen.

Die Kommunen stehen vor Problemen wie begrenzten Dateigrößen, Übertragungsfehlern, unsicheren Kommunikationskanälen und mangelnder Kontrolle über den Zugang zu gemeinsam genutzten Dokumenten. Dies bedeutet, dass herkömmliche Methoden den heutigen Sicherheitsanforderungen und -erwartungen nicht mehr gerecht werden. Außerdem besteht die Gefahr von Datenschutzverletzungen, Informationsverlusten und unbefugtem Zugriff auf vertrauliche Daten, insbesondere bei sensiblen Vorgängen, wie z. B. dem Umgang mit Gesundheitsinformationen und Finanzunterlagen.

Es besteht Bedarf an einer Lösung, die hohe Sicherheitsanforderungen gewährleistet, einfach zu bedienen ist und sich in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lässt. Eine solche Lösung muss sowohl dem AVG als auch dem BIO entsprechen, wobei Transparenz, Kontrolle und Audit-Funktionen von zentraler Bedeutung sind. Die Kommunen sollten in der Lage sein, zu überwachen, wer Zugang zu Informationen hat, nachzuverfolgen, welche Dokumente eingesehen wurden, und den Zugang zu gemeinsam genutzten Dateien zu verwalten oder diese bei Bedarf zu löschen. Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zwischen Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Effizienz zu finden.

Die Lösung

Jeden Monat nutzen mehr als 25.000 Mitarbeiter von Kommunen, kommunalen Partnerschaften und Durchführungsorganisationen FileCap für den sicheren Dateiaustausch. FileCap erfüllt spezifische Anforderungen in Bezug auf Sicherheit, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit. Es bietet eine zuverlässige Möglichkeit, sensible Informationen auszutauschen, ohne die gesetzlichen und internen Datenschutzanforderungen zu gefährden.

Die wichtigsten Merkmale sind:

• Zero-Access-Verschlüsselung: Nur Absender und Empfänger haben Zugriff auf den Inhalt der gespeicherten Dateien und E-Mails mit einem Verschlüsselungscode.
• AVG-konform: FileCap ist AVG-konform und unterstützt die BIO-Konformität und entspricht damit den allgemeinen Sicherheitsanforderungen der Regierung.
• Benutzerfreundlichkeit: FileCap lässt sich in bestehende Systeme wie Microsoft Outlook integrieren und erfordert keine komplizierten Softwareinstallationen oder umfangreiche Schulungen. So können Mitarbeiter Dateien sicher austauschen, ohne ihre Arbeitsabläufe zu unterbrechen.
• Vollständige Kontrolle: Die Kommunen behalten die Kontrolle darüber, wer Zugriff auf gemeinsam genutzte Dateien hat, und können diesen Zugriff jederzeit verwalten und widerrufen. FileCap bietet Audit-Protokolle, mit denen Organisationen nachverfolgen können, wer auf welche Dateien zugegriffen hat und welche Maßnahmen ergriffen wurden.
• Keine Begrenzung der Dateigröße: Im Gegensatz zu herkömmlichen Methoden wie (Standard-)E-Mail gibt es bei FileCap keine Begrenzung der Dateigröße, so dass große Dokumente sicher und schnell versendet werden können.
  
  

FileCap bietet Kommunen eine effektive Lösung, um sensible Informationen sicher und effizient zu verwalten und auszutauschen und gleichzeitig einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Ergebnisse

Seit der Einführung von FileCap haben die beteiligten Gemeinden erhebliche Verbesserungen ihrer Arbeitsabläufe festgestellt, die zu einem effizienteren und sichereren Austausch sensibler Informationen führen. Einige der wichtigsten Ergebnisse sind:

• Erhöhte Sicherheit: Seit der Einführung von FileCap ist die Datensicherheit in den Kommunen weiter erhöht worden. Das fördert das Vertrauen bei Mitarbeitern und Bürgern.
• Effizienzgewinne: Der Zeitaufwand für die gemeinsame Nutzung von Dateien hat sich erheblich verringert. Die Mitarbeiter der Stadtverwaltung können nun Daten schneller und vertrauensvoller austauschen, z. B. wenn sie Informationen an Gesundheitsdienstleister weitergeben oder Bewerbungsunterlagen sicher empfangen.
• Bessere Zusammenarbeit: Externe Partner schätzen die Einfachheit und Sicherheit der Kommunikation mit den Kommunen über FileCap. Dies führt zu schnelleren und effizienteren Prozessen der Zusammenarbeit, z. B. beim Austausch von Berichten und vertraulichen Daten.
• Bessere Kontrolle: Die Kommunen haben einen besseren Einblick in den Zugriff auf gemeinsam genutzte Dateien. Dank der Überwachungs- und Prüffunktionen können sie den Zugriff bei Bedarf direkt steuern und so die Freigabe sensibler Informationen beruhigt angehen.
• Verbesserte Benutzererfahrung: Die Mitarbeiter finden die Schnittstelle benutzerfreundlich, was zu einer schnelleren Akzeptanz des Systems innerhalb der Organisation geführt hat.
• Beschleunigte interne Prozesse: Dateien können einfach und sicher an E-Mails angehängt werden, wodurch sich Unklarheiten vermeiden lassen und z. B. interne Genehmigungsprozesse beschleunigt werden können.
  
  

Durch diese Verbesserungen in Bezug auf Sicherheit, Effizienz, Zusammenarbeit und Kontrolle bietet FileCap den Kommunen eine effektive Lösung für ihre täglichen Herausforderungen bei der Verwaltung vertraulicher Informationen.

Schlussfolgerung

FileCap hat sich als wertvolles Werkzeug für Kommunen erwiesen, die einen sicheren und effizienten Weg zum Austausch von Dateien suchen. Indem sie die Sicherheit und Effizienz ihrer Prozesse verbessern, können sich die Kommunen besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und gleichzeitig hohe Datenschutzstandards erfüllen.

Mit FileCap können die Kommunen nicht nur das Risiko von Datenschutzverletzungen minimieren, sondern auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern erleichtern und den Verwaltungsaufwand verringern. Dies führt zu einer allgemeinen Verbesserung der Dienstleistungen für Bürger und andere Interessengruppen.

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