E-Mail ist nach wie vor das am häufigsten genutzte Kommunikationsmittel in Unternehmen. Dennoch ist das Versenden großer Dateien per Standard-E-Mail ohne zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen sowohl aus technischer Sicht als auch unter Datenschutz- und Compliance-Gesichtspunkten riskant. Was auf den ersten Blick praktisch erscheint, kann in der Realität zu Sicherheitsrisiken, Kontrollverlust und sogar zu Datenlecks führen.
Für Organisationen, die mit vertraulichen Informationen oder personenbezogenen Daten arbeiten, ist es daher wichtig zu verstehen, dass herkömmliche E-Mails nicht für die kontrollierte und sichere Übertragung größerer oder sensibler Dokumente ausgelegt sind.
E-Mail wurde nicht für die Übertragung großer Dateien entwickelt
Die ursprünglichen E-Mail-Protokolle wurden für Textnachrichten und kleine Anhänge entwickelt. Große Dateien können daher technische Einschränkungen verursachen. Mailserver legen nämlich maximale Dateigrößen fest, wodurch Nachrichten mit großen Anhängen abgelehnt oder automatisch in externe Download-Links umgewandelt werden.
In vielen E-Mail-Umgebungen, die mit Cloud-Speichern verknüpft sind, werden große Anhänge automatisch in einer Cloud-Umgebung gespeichert. Auch wenn dies benutzerfreundlich erscheint, wird die Datei dadurch in einen verknüpften Cloud-Speicher verschoben. Ohne zusätzliche Kontrollmechanismen hat der Absender möglicherweise weniger Einblick darin, wo sich die Datei befindet und wer Zugriff darauf hat.
Das Problem ist also nicht nur die Größe der Datei, sondern vor allem der Mangel an Übersicht und Kontrolle, wenn Standard-E-Mails verwendet werden.
Wann ist E-Mail nicht sicher genug?
E-Mails eignen sich nicht zum Versenden großer Dateien, wenn es sich um vertrauliche oder datenschutzrelevante Informationen handelt und keine zusätzliche Sicherheitsstufe eingerichtet wurde. Ohne zusätzliche Maßnahmen fehlt die Kontrolle über die Zugriffsauthentifizierung, den Speicherort und die Verfügbarkeit der Dateien.
Das Versenden eines großen Anhangs per Standard-E-Mail bedeutet in der Regel:
- Keine vollständige Kontrolle darüber, wo die Datei gespeichert wird;
- Keine Überprüfung der Identität des Empfängers;
- Keine Möglichkeit, den Zugang nachträglich zu widerrufen;
- Begrenzte Protokollierung und Nachvollziehbarkeit.
Für Organisationen, die der DSGVO unterliegen oder branchenspezifische Vorschriften befolgen, reicht dies oft nicht aus.
Das Risiko der automatischen Cloud-Speicherung
In vielen E-Mail-Umgebungen werden große Anhänge automatisch in einen verbundenen Cloud-Speicher hochgeladen, woraufhin der Empfänger einen Download-Link anstelle eines herkömmlichen Anhangs erhält. Dies ist technisch effizient, verändert jedoch die Art und Weise, wie Dateien gespeichert und geteilt werden.
Dateien werden somit in einer verbundenen Cloud-Umgebung gespeichert. Auch wenn sich dieser Speicherort physisch oft innerhalb der EU befindet, kann der Cloud-Anbieter dennoch ausländischem Recht unterliegen. Für Organisationen mit erhöhten Compliance-Anforderungen kann dies ein wichtiger Gesichtspunkt sein.
Zudem basieren Einstellungen hinsichtlich Verfügbarkeitsdauer, Zugriffsrechte und Gültigkeit von Links häufig auf Standardkonfigurationen. Ohne aktive Anpassung entspricht dies nicht immer automatisch den internen Richtlinien oder branchenspezifischen Anforderungen.
Wenn diese Aspekte nicht ausdrücklich geregelt werden, kann der Überblick über die Verfügbarkeit, den Zugriff und die Speicherung von Dateien eingeschränkt sein.
Rechtliche Anfälligkeit im Rahmen der DSGVO
Die DSGVO verpflichtet Organisationen, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen. Das bedeutet, dass Organisationen nachweisen können müssen, dass geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen wurden.
Wenn ein großer Anhang per Standard-E-Mail ohne zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen versendet wird und beispielsweise falsch adressiert ist oder Unbefugten zugänglich wird, kann dies als Datenpanne gelten. Die Organisation muss dies dann möglicherweise der Datenschutzbehörde melden.
Die Frage ist also nicht nur, ob eine Datei versendet werden kann, sondern ob man nachweisen kann, dass dies sicher und kontrolliert geschehen ist.
Unterschied zwischen Komfort und sicherer Übertragung
E-Mails sind auf Komfort und Schnelligkeit ausgelegt. Bei der sicheren Dateiübertragung geht es um Übersichtlichkeit und Kontrolle.
Für eine sichere Übertragung muss eine Organisation in der Lage sein, Folgendes festzulegen:
- Wer Zugang erhält;
- Wie lange die Datei verfügbar ist;
- Welche Verifizierungsmethode wird verwendet;
- Ob das Herunterladen erlaubt ist;
- Wo werden die Daten gespeichert und welcher Rechtsordnung unterliegen sie?
Wenn diese Kontrolle fehlt, ist Standard-E-Mail keine geeignete Lösung für große oder vertrauliche Dateien.
In unserem ausführlichen Blog Was ist eine sichere Methode, um große Dateien zu versenden? erfahren Sie, welche Alternativen Unternehmen nutzen, um dies systematisch und kontrollierbar zu gestalten.
Wie Unternehmen dies sicher und nachvollziehbar umsetzen
Unternehmen, die regelmäßig große und vertrauliche Dateien austauschen, entscheiden sich nicht dafür, E-Mails zu ersetzen, sondern ihrer bestehenden Arbeitsumgebung eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzuzufügen. Nicht, weil E-Mails nicht funktionieren, sondern weil Standard-E-Mail-Anhänge keine ausreichende Kontrolle bieten.
Mit FileCap fügen Sie Ihrer bestehenden Outlook- oder Microsoft 365-Umgebung eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu. Dateien werden verschlüsselt versendet, Empfänger werden überprüft und Sie legen selbst fest, wie lange eine Datei verfügbar bleibt. Darüber hinaus werden die Daten innerhalb der EU bei einem europäischen Cloud-Anbieter gespeichert.
Das bedeutet:
- Vollständige Kontrolle über den Zugriff und die Verfügbarkeitsdauer von Dateien;
- Verschlüsselte Übertragung;
- Protokollierung und Nachweisbarkeit zur Einhaltung der Vorschriften;
- Integration in Ihre bestehende E-Mail-Umgebung ohne separate Portale.
So verbinden Sie die Benutzerfreundlichkeit von E-Mails mit nachweisbarer Datensicherheit und der Kontrolle über Ihre Dateien.
Mehr darüber, wie das funktioniert, erfährst du auf unserer Seite zum sicheren Versenden großer Dateien.
Schlussfolgerung
E-Mails sind ein effizientes Kommunikationsmittel. Standard-E-Mails ohne zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen sind jedoch nicht für die kontrollierte Übertragung großer oder vertraulicher Dateien ausgelegt. Aufgrund der technischen Einschränkungen und der fehlenden Zugriffskontrolle reichen sie für Unternehmen mit hohen Datenschutz- und Compliance-Anforderungen oft nicht aus.
Arbeiten Sie mit personenbezogenen Daten, Verträgen oder sensiblen Unternehmensinformationen? Dann ist es ratsam, den Dateitransfer systematisch zu sichern und nachprüfbar zu gestalten. Mit FileCap versenden Sie große Dateien sicher, nachprüfbar und mit nachweisbarer Sicherheit zur Unterstützung der Compliance direkt aus Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus.
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Häufig gestellte Fragen
Warum kann ich keine großen Dateien per E-Mail versenden?
Mailserver haben Obergrenzen für Dateigrößen, wodurch große Anhänge abgelehnt oder automatisch in Download-Links umgewandelt werden. Ohne zusätzliche Kontrolle kann dies zu einem Verlust des Überblicks über Speicherplatz und Zugriff führen.
Für große Dateien unterliegt der Standard-E-Mail-Versand daher technischen Einschränkungen. Unternehmen nutzen häufig zusätzliche Lösungen für die sichere Dateiübertragung, um die Kontrolle über den Zugriff, die Speicherung und die Verfügbarkeit von Dateien zu behalten.
Ist E-Mail für vertrauliche Dokumente sicher?
Standard-E-Mail bietet in der Regel keine ausreichende Kontrolle über die Weitergabe vertraulicher Dokumente. Obwohl die Übertragung häufig mit TLS verschlüsselt wird, fehlt es ohne zusätzliche Maßnahmen an der Kontrolle über die Zugriffsauthentifizierung, den Speicherort und die Protokollierung.
Für Organisationen, die mit sensiblen Daten arbeiten, ist es daher wichtig, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, damit die Dateiübertragung kontrollierbar und nachweislich sicher erfolgt.
Was ist eine sichere Alternative zu E-Mails bei großen Dateien?
Eine sichere Alternative ist eine Lösung, die verschlüsselte Übertragung mit Zugriffsauthentifizierung, Protokollierung und Kontrolle über die Verfügbarkeitsdauer von Dateien kombiniert, während die Benutzer weiterhin in ihrer bestehenden E-Mail-Umgebung arbeiten können.
Mit FileCap fügen Sie diese zusätzliche Sicherheitsebene zu Outlook oder Microsoft 365 hinzu. So können Sie große Dateien versenden und dabei die Empfänger authentifizieren, den Zugriff kontrollieren und Protokolle zur Einhaltung von Vorschriften erstellen, ohne dass die Benutzer ihre gewohnte E-Mail-Umgebung verlassen müssen.
