Das Versenden großer Dateien gehört in vielen Unternehmen zum Alltag. Verträge, Krankenakten, Finanzberichte oder technische Dokumente werden regelmäßig an externe Parteien weitergegeben. Dabei liegt das Risiko meist nicht in der Dateigröße selbst, sondern in der Art und Weise, wie die Dateien versendet werden, und darin, wer Zugriff darauf hat.
Wer mit vertraulichen Informationen arbeitet, muss daher über die Frage hinausblicken, ob eine Datei versendet werden kann.
Was bedeutet es, große Dateien sicher zu versenden?
Eine sichere Methode zum Versenden großer Dateien bedeutet, dass der Inhalt während der Übertragung geschützt ist, dass nur berechtigte Empfänger Zugriff erhalten und dass der Absender die Kontrolle über die Verfügbarkeit und Speicherung behalten kann. Bei der Sicherheit geht es dabei nicht nur um Technik, sondern auch um Transparenz und Kontrolle hinsichtlich des Zugriffs auf Informationen.
Mit anderen Worten: Unternehmen möchten nachvollziehen können, wer Zugriff auf eine Datei hatte, wie lange diese verfügbar war und wo sie gespeichert ist.
Warum gewöhnliche E-Mails oft nicht ausreichen
Viele Organisationen versuchen, große Dateien per E-Mail zu versenden. In vielen E-Mail-Umgebungen werden große Anhänge automatisch in einer Cloud-Umgebung gespeichert, woraufhin ein Download-Link generiert wird. Die Datei wird dann außerhalb der E-Mail selbst gespeichert, wodurch der Absender weniger direkten Einblick darin hat, wer Zugriff auf die Datei erhält.
Zudem ist herkömmliche E-Mail nicht speziell für den Versand sensibler personenbezogener Daten oder vertraulicher Dokumente konzipiert. Ohne zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen fehlen oft Kontrollen hinsichtlich Zugriff, Protokollierung und Aufbewahrungsfristen. Dies kann im Rahmen der DSGVO Risiken mit sich bringen, insbesondere wenn es um besondere personenbezogene Daten oder vertrauliche Unternehmensinformationen geht.
Der Unterschied zwischen Speicherung und sicherer Übertragung
Viele Cloud-Lösungen sind für die Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dateien konzipiert. Das ist nicht dasselbe wie die sichere Übermittlung von Informationen.
Bei der Speicherung geht es vor allem darum, Dateien für Benutzer verfügbar zu machen. Bei der sicheren Übertragung hingegen steht die kontrollierte Übermittlung von Informationen im Vordergrund, wobei der Inhalt während der Übertragung geschützt wird und kontrolliert wird, wer Zugriff auf die Datei erhält.
Diese Unterscheidung ist wichtig für Organisationen, die interne Compliance-Anforderungen oder externe Vorschriften erfüllen müssen.
Eine Plattform, die für die Speicherung oder gemeinsame Nutzung von Dateien geeignet ist, ist daher nicht automatisch für den kontrollierten Versand vertraulicher Dokumente ausgelegt.
Wann bist du tatsächlich gefährdet?
Risiken entstehen meist nicht allein durch die Technik, sondern durch mangelnde Kontrolle darüber, wie Dateien geteilt und verwaltet werden. Man denke beispielsweise an Situationen, in denen Download-Links unbegrenzt aktiv bleiben, Empfänger nicht überprüft werden oder Dateien außerhalb der Europäischen Union gespeichert werden, ohne dass klar ist, wo die Daten verarbeitet werden und welchen Rechtsvorschriften sie unterliegen.
Auch kostenlose Tools für die Dateiübertragung können zusätzliche Unsicherheiten mit sich bringen. In manchen Fällen ist nicht klar, wo die Daten gespeichert werden, wer Zugriff darauf hat oder wie lange die Dateien verfügbar bleiben.
Welche Voraussetzungen muss eine sichere Dateiübertragung erfüllen?
Bei der sicheren Dateiübertragung spielen verschiedene Sicherheitsmaßnahmen eine Rolle. In der Praxis handelt es sich oft um eine Kombination der folgenden Elemente:
- Der Inhalt der Dateien wird während der Übertragung und beim Zugriff der Empfänger auf die Datei geschützt;
- Der Zugriff auf die Datei ist auf verifizierte Empfänger beschränkt;
- Der Absender kann den Zugriff auf die Datei und die Aufbewahrungsfrist verwalten;
- Die Speicherung und Verarbeitung von Daten erfolgt in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO;
- Es stehen Protokollierungs- oder Überwachungsfunktionen zur Verfügung, um nachträglich Einblick in den Zugriff auf Dateien zu erhalten.
Wenn eines oder mehrere dieser Elemente fehlen, kann sich das Risiko eines unberechtigten Zugriffs auf Informationen erhöhen. Dies kann auch Auswirkungen auf Organisationen haben, die Datenschutzvorschriften wie die DSGVO einhalten müssen.
Wie Organisationen eine sichere Datenübertragung strukturell einrichten
Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, die sichere Dateiübertragung separat zu organisieren, zusätzlich zur regulären E-Mail oder zu generischen Cloud-Speichern. Dabei kommt eine spezialisierte Lösung zum Einsatz, die in bestehende Arbeitsumgebungen wie Outlook oder Microsoft 365 integriert wird.
So bleibt die Nutzung für die Mitarbeiter einfach, während im Hintergrund zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen angewendet werden. Dazu gehören beispielsweise der Schutz der Inhalte während der Übertragung, die Überprüfung der Empfänger und einstellbare Aufbewahrungsfristen.
Auf unserer Seite zum sicheren Versenden großer Dateien erfährst du, wie Unternehmen dies konkret umsetzen und welche technischen und organisatorischen Anforderungen damit verbunden sind.
Schlussfolgerung
Bei einer sicheren Methode zum Versenden großer Dateien geht es nicht um die Dateigröße, sondern um die Kontrolle über den Zugriff und die Verfügbarkeit von Informationen. Der Unterschied liegt nicht nur darin, wie eine Datei versendet wird, sondern vor allem darin, wie der Zugriff verwaltet wird und wie lange die Informationen verfügbar bleiben.
Für Organisationen, die mit vertraulichen Informationen arbeiten, ist es daher wichtig, über Standard-E-Mail oder generischen Cloud-Speicher hinauszudenken. Maßnahmen wie kontrollierter Zugriff, Überprüfung der Empfänger, einstellbare Aufbewahrungsfristen und Einblick in die Nutzung tragen dazu bei, Risiken zu minimieren.
Unternehmen tun gut daran, ihre derzeitigen Arbeitsabläufe kritisch zu überprüfen. Strukturelle Sicherheitsmaßnahmen können das Risiko von Datenlecks verringern und das Vertrauen von Kunden und Partnern stärken.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die sicherste Methode, um große Dateien zu versenden?
Eine sichere Methode zum Versenden großer Dateien ist eine Lösung, die Inhaltsschutz, Zugriffskontrolle und Empfängerüberprüfung bietet. Dabei muss der Absender die Kontrolle über den Zugriff auf die Datei und die Aufbewahrungsfrist behalten können. Die Speicherung und Verarbeitung innerhalb der EU kann zur Einhaltung der Datenschutzgesetze beitragen.
Ist E-Mail sicher genug für große Dateien?
Standard-E-Mail-Dienste sind oft nicht für den Versand vertraulicher großer Dateien ausgelegt. Ohne zusätzliche Maßnahmen fehlt es meist an Kontrollen hinsichtlich Speicherung, Zugriff und Protokollierung. Für sensible Informationen kann es daher sinnvoll sein, eine spezialisierte Lösung für den Dateitransfer zu nutzen.
Wann ist eine Dateiübertragung DSGVO-konform?
Die Datenübermittlung kann DSGVO-konform sein, wenn Organisationen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ergreifen. Dazu gehören beispielsweise der Schutz der Inhalte, ein eingeschränkter Zugriff auf Dateien und die Nachverfolgung der Nutzung. Organisationen müssen dabei die Risiken der Verarbeitung bewerten und geeignete Maßnahmen ergreifen.
