Elke dag worden er binnen uitzend-, detacherings- en werving & selectiebureaus vele bestanden heen en weer uitgewisseld tussen kandidaten, opdrachtgevers en bemiddelaars. Cv’s, ID-bewijzen, contracten, loonstroken, beoordelingsformulieren en referenties, alles draait om mensen én om gegevens. Toch gebeurt dat in veel organisaties nog op een manier die niet meer past bij de gevoeligheid van die informatie. Gewone e-mail is nog steeds de standaard, ondanks dat dit één van de grootste beveiligingsrisico’s vormt binnen de sector.
Gemak wint het van veiligheid
Recruiters en intercedenten werken onder enorme tijdsdruk. Kandidaten moeten vandaag nog voorgesteld worden, klanten verwachten snelheid en vaak zijn er meerdere partijen in de keten betrokken. In zo’n dynamische omgeving wint gemak het al snel van beleid.
Een cv of kopie-ID “even snel” doorsturen via e-mail voelt onschuldig, maar het is precies de plek waar het misgaat. E-mails worden doorgestuurd, blijven jarenlang opgeslagen op servers, of belanden bij de verkeerde ontvanger. Zelfs als dat per ongeluk gebeurt, kan het al een datalek zijn met meldplicht en reputatieschade als gevolg.
Daarnaast gebruiken medewerkers vaak hun mobiele telefoon of persoonlijke mailbox om documenten te delen, vooral als de kandidaat of opdrachtgever “even snel iets wil ontvangen”. Daarmee raakt de controle over vertrouwelijke data volledig kwijt.
Gegevens van kandidaten zijn extra gevoelig
De arbeidsbemiddelingsbranche verwerkt dagelijks grote hoeveelheden persoonsgegevens, vaak meer dan veel andere sectoren. Een cv bevat al snel woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en werkgeschiedenis. Voeg daar een kopie-ID of contract aan toe, en het gaat om informatie die volgens de AVG als “bijzonder gevoelig” wordt beschouwd.
De Autoriteit Persoonsgegevens ziet deze branche dan ook als risicovol, juist omdat gegevens op zoveel verschillende plekken worden gedeeld: tussen interne medewerkers, opdrachtgevers, zzp’ers, salarisadministraties en ondersteunende partijen zoals maatschappelijk werk of verzekeringsinstanties. Zodra er ergens een onbeveiligde e-mail wordt verstuurd, kan niemand nog met zekerheid zeggen waar de data precies is terechtgekomen.
“We hebben een portal”, maar gebruiken mensen die wel?
Veel organisaties investeren in een beveiligde portal of klantomgeving om documenten te delen. Op papier is dat een goede stap, maar de praktijk laat iets anders zien. Kandidaten vergeten hun inloggegevens, opdrachtgevers vinden het omslachtig, of de link naar het platform werkt niet op mobiele apparaten. Wat gebeurt er dan? Mensen grijpen terug op wat ze kennen: e-mail. Het gevolg is dat er naast de officiële beveiligde oplossing nog steeds een parallelle informatiestroom loopt via Outlook, Gmail of WhatsApp. Beveiliging is dan een papieren werkelijkheid: in de praktijk blijft de risicozone even groot.
Veilig delen hoeft niet ingewikkeld te zijn
De sleutel ligt in gebruiksgemak. Als veilig werken dezelfde snelheid en eenvoud biedt als gewone e-mail, dan gaan mensen het ook echt doen. FileCap speelt daar precies op in. Met FileCap deel je bestanden rechtstreeks vanuit Outlook of je browser, zonder tussenkomst van portals of extra accounts. Bestanden worden automatisch versleuteld en kunnen alleen door de beoogde ontvanger worden geopend. Daarnaast kun je precies zien of een bestand is ontvangen en geopend, en stel je eenvoudig een vervaldatum of wachtwoord in. Zo blijft de controle over persoonsgegevens waar die hoort: bij jouw organisatie. En het mooiste: het verandert niets aan de manier waarop recruiters werken, alleen de manier waarop data wordt beschermd.
Tijd om het goed te regelen
De arbeidsbemiddelingssector draait op vertrouwen. Kandidaten vertrouwen jou hun persoonlijke gegevens toe, opdrachtgevers vertrouwen op zorgvuldige omgang met die informatie. Dat vertrouwen mag je niet schaden door iets als een verkeerd verstuurde e-mail. Door veilig te delen met FileCap laat je zien dat jouw organisatie verantwoordelijkheid neemt. Niet omdat het moet van de AVG, maar omdat het hoort bij professioneel werken.
Veiligheid hoeft geen rem te zijn op snelheid of gemak. Integendeel: het zorgt ervoor dat jouw organisatie met een gerust hart kan blijven doen waar het goed in is, mensen verbinden. Ontdek hoe eenvoudig veilig delen kan met FileCap.
