In arbeidsbemiddeling gaat alles snel. Een cv mailen. Een ID uploaden. Een contract tekenen. Door. Maar ondertussen deel je elke dag documenten waar fraudeurs, cybercriminelen en toezichthouders rustig de tijd voor nemen.
Voor recruitment-, detacherings- en uitzendbureaus is veilige documentuitwisseling geen IT-vraag, maar dagelijkse praktijk. Het veilig delen van bestanden en documenten is daarmee een vast onderdeel van het dagelijkse werk.
Even eerlijk
Cv’s via mail. ID’s via WeTransfer. Contracten in “die ene map”. Handig, maar niet bedoeld voor veilig mailen van gevoelige documenten. Het werkt. Tot het misgaat.
Niet omdat mensen hun werk niet goed doen, maar omdat deze middelen niet zijn ontworpen voor het delen van gevoelige persoonsgegevens. En als het misgaat, gaat het niet over IT, maar over:
- Vertrouwen van kandidaten
- Vragen van opdrachtgevers
- Uitleg aan de Autoriteit Persoonsgegevens
Arbeidsbemiddeling = data-intensief vak
Je werkt dagelijks met:
- Identiteitsbewijzen
- Diploma’s en VOG’s
- Loon- en contractgegevens
Deze informatie is nodig om mensen te plaatsen, te verlonen en compliant te blijven. Tegelijkertijd gaat ze langs meerdere systemen, collega’s en externe partijen. Elke overdracht is een moment waarop grip nodig is.
Dat is geen bijzaak. Dat is je proces.
Waarom dit steeds vaker schuurt
De hoeveelheid data groeit, net als het aantal mensen en systemen dat ermee werkt. Wat ooit overzichtelijk was, is dat nu vaak niet meer.
- Kandidaten vragen: “Wie kan dit eigenlijk zien?”
- Opdrachtgevers willen zekerheid over AVG-compliance
- Interne teams verliezen overzicht over versies en toegang
- Datalekken beginnen zelden spectaculair, meestal gewoon met een mail
Wat je dan wél wilt
Geen extra gedoe. Geen portals waar niemand inlogt. Oplossingen moeten aansluiten op hoe er in de praktijk gewerkt wordt. Dat betekent:
- Veilig bestanden delen
- Zelf bepalen wie toegang heeft en hoe lang
- Inzicht in wie documenten heeft bekeken of gedownload
- Europese opslag
Professioneel omgaan met data is óók arbeidsbemiddeling
Wie zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens van kandidaten:
- Wekt sneller vertrouwen
- Oogt volwassener richting opdrachtgevers
- Voorkomt discussie achteraf
Het is niet alleen een security-verhaal. Het is gewoon goed geregeld werken.
Je kunt in arbeidsbemiddeling niet zonder data. Maar je kunt wel zonder onnodige risico’s. En precies daar zit het verschil.
Over FileCap
FileCap is ontwikkeld voor organisaties die dagelijks met gevoelige documenten werken, zoals recruitmentbureaus, detacheringsbureaus en uitzendorganisaties in de arbeidsbemiddeling. Cv’s, identiteitsbewijzen en contracten worden veilig gedeeld en verstuurd, tijdelijk beschikbaar gesteld en alleen ingezien door wie dat mag. Zonder omwegen, wel met grip op data, inzicht in gebruik en Europese opslag.
