Eén tekening die niet aankomt, een opleverdossier dat rondslingert of een personeelslijst die onbeveiligd wordt gemaild. In de bouw kan dat meteen vertraging, extra kosten of een datalek opleveren. Toch gaat het delen van informatie nog vaak via losse e-mails of gratis clouddiensten. Dat lijkt handig en snel, maar in de praktijk levert het meer risico’s op dan je denkt.
Waar bouwbedrijven digitaal op vastlopen
Elk project brengt een stroom aan bestanden en gegevens met zich mee. Hoe groter en complexer het project, hoe groter de kans dat er iets misgaat. Dit zijn de knelpunten die we het vaakst zien bij bouwbedrijven:
- Grote bestanden: Bouwtekeningen, 3D-modellen en fotodossiers zijn vaak tientallen MB’s groot en passen niet in een standaard e-mail.
- Ketenafhankelijkheid: Met aannemers, onderaannemers, architecten en leveranciers in de mix is de kans groot dat documenten verkeerd terechtkomen of zoekraken.
- Privacygevoelige informatie: Opleverdossiers en personeelsgegevens mogen volgens de AVG niet onbeveiligd gedeeld worden.
- Druk van opdrachtgevers: Steeds vaker eisen opdrachtgevers aantoonbaar veilige processen. Wie dat niet kan waarmaken, loopt het risico een project mis te lopen.
De risico’s van de oude werkwijze
Bestanden delen via e-mailbijlagen of diensten als WeTransfer voelt laagdrempelig, maar het is geen veilige keuze. De risico’s zijn duidelijk:
- Geen encryptie: Bestanden zijn onderweg onbeveiligd en dus kwetsbaar.
- Geen controle: Je weet niet wie toegang krijgt en of dat er bestanden worden doorgestuurd.
- AVG-problemen: Het onbeveiligd versturen van opleverdossiers of personeelsinformatie kan leiden tot datalekken en boetes.
- Vertragingen: Grote bestanden stranden in spamfilters of komen helemaal niet aan.
Het gevolg: frustratie op de bouwplaats, vertraging in de planning en risico op reputatieschade.
Waarom gratis tools geen oplossing zijn voor bouwbedrijven
Veel bouwbedrijven gebruiken nog steeds gratis diensten zoals WeTransfer of Dropbox om bestanden te delen. Dat lijkt handig, maar de werkelijkheid is anders. Je hebt geen grip op waar de data wordt opgeslagen (vaak buiten Europa), bestanden worden niet standaard versleuteld en iedereen met de link kan erbij. Daarmee loop je niet alleen een AVG-risico, maar ook het gevaar dat vertrouwelijke informatie op straat belandt.
Met FileCap houd je die controle zelf in handen: data blijft binnen Europa, alleen de juiste ontvangers krijgen toegang en je voldoet aantoonbaar beter aan de beveiligingseisen die opdrachtgevers stellen.
FileCap: veilig mailen en grote bestanden delen in de bouw
FileCap is ontwikkeld voor organisaties die veilig en praktisch willen werken. Het geeft bouwbedrijven een oplossing om bestanden en e-mails versleuteld te versturen, zonder dat medewerkers hun manier van werken hoeven aan te passen.
- Veilig mailen: Alle e-mails en bijlagen worden automatisch versleuteld.
- Zonder limiet: Ook zware tekeningen en modellen verstuur je zonder gedoe.
- Inzicht en controle: Je ziet precies wie bestanden ontvangt en opent.
- AVG-proof: FileCap helpt je voldoen aan de eisen rondom veilige gegevensuitwisseling.
- Eenvoudig in gebruik: Werkt rechtstreeks vanuit Outlook of via een webportal.
Praktische voorbeelden: zo gebruiken bouwbedrijven FileCap
- Opleverdossier delen met een woningcorporatie: Inclusief persoonsgegevens van bewoners, veilig verstuurd en alleen toegankelijk voor de juiste ontvanger.
- Contracten en werktekeningen uitwisselen met onderaannemers: Geen losse links meer, maar gecontroleerd en versleuteld.
- Personeelsinformatie mailen: Denk aan urenstaten of ID-bewijzen van bouwplaatsmedewerkers, veilig gedeeld volgens de AVG.
Tijd om grip te houden op je projecten
In de bouw is veilig mailen en bestanden delen geen luxe, maar een randvoorwaarde om projecten soepel te laten verlopen. Met FileCap voorkom je dat informatie op straat belandt, houd je grip op je planning en zet je een belangrijke stap richting AVG-compliance.
Vraag een vrijblijvende demo aan en ervaar hoe eenvoudig veilig mailen en bestanden delen kan zijn.
