Ein Angebot mit 80 MB, eine Designdatei mit 2 GB oder ein komplettes Projektarchiv: Normale E-Mails sind auf 25 MB begrenzt und bieten kaum Sicherheit. Dennoch versenden viele Unternehmen täglich sensible Dateien über ungesicherte Dienste oder einzelne Download-Links. In diesem Artikel erfährst du, wie du große Dateien sicher versendest, welche Risiken bei kostenlosen Lösungen bestehen und warum sich immer mehr Unternehmen für eine Lösung wie FileCap entscheiden.
Die meisten E-Mail-Anbieter, darunter Microsoft 365 und Gmail, haben ein Anhangslimit von etwa 25 MB. Doch die Dateigröße ist nicht das einzige Problem. Bei herkömmlichen E-Mails haben Sie als Absender keine Kontrolle mehr über eine Datei, sobald diese zugestellt wurde. Der Empfänger kann sie weiterleiten, herunterladen oder speichern, ohne dass Sie davon etwas mitbekommen. Für Organisationen, die mit personenbezogenen Daten, medizinischen Unterlagen oder juristischen Dokumenten arbeiten, stellt dies ein ernstes Risiko dar.
Die drei wichtigsten Einschränkungen herkömmlicher E-Mails:
Arbeiten Sie mit Microsoft Outlook oder Office 365? Dann können Sie große Dateien versenden, ohne Ihre Arbeitsweise ändern zu müssen. Mit dem FileCap-Add-In für Outlook können Sie Dateien unabhängig von ihrer Größe direkt an Ihre E-Mail anhängen. So funktioniert es:
FileCap ersetzt den Anhang automatisch durch einen sicheren Link. Der Empfänger klickt auf den Link und erhält Zugriff auf die Datei, ohne selbst ein Konto zu benötigen. Dies funktioniert für Dateien von einigen Megabyte bis zu mehreren Terabyte.
Automatische Überprüfung beim Versand: Haben Sie versehentlich eine zu große Datei angehängt, ohne die FileCap-Schaltfläche zu verwenden? Dann erkennt FileCap dies und bietet Ihnen an, die Datei doch noch über die gesicherte Umgebung zu versenden. So verhindern Sie, dass sensible Dateien ungesichert versendet werden.
Nicht jeder arbeitet mit Outlook. Über diese Funktion können Sie große Dateien direkt über Ihren Browser versenden. Sie laden Dateien hoch, indem Sie sie per Drag & Drop ziehen oder manuell auswählen, fügen Empfänger hinzu und versenden sie. Dies ist ideal für:
Zusammenarbeit mit externen Partnern, die Outlook nicht verwenden.
Das Portal funktioniert, ohne dass die Empfänger ein eigenes FileCap-Konto benötigen.
Beim sicheren Versenden großer Dateien geht es um mehr als nur die Verschlüsselung während der Übertragung. FileCap bietet mehrere Sicherheitsebenen, die Sie pro Datei oder pro Organisation festlegen können:
Virenprüfung und Überprüfung des Dateityps: Jede Datei wird automatisch auf Malware geprüft. Dateitypen, die nicht den Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen (z. B. .exe oder .bat), werden automatisch blockiert.
Zugriffskontrolle: Legen Sie für jede Sendung fest, wer die Datei öffnen darf. Sie können Empfänger dazu verpflichten, sich zu authentifizieren, bevor sie Zugriff erhalten.
Download-Limits und Ablaufdaten: Legen Sie fest, wie oft eine Datei heruntergeladen werden darf und bis wann der Link gültig bleibt.
Rückrufbare Links: Haben Sie eine Datei an die falsche Person gesendet? Entziehen Sie den Zugriff mit einem Klick – auch wenn der Empfänger den Link bereits erhalten hat.
Einblicke und Protokollierung: Sehen Sie genau, wer Ihre Datei geöffnet hat, wann und wie oft. Dies ist nicht nur für Ihren eigenen Überblick nützlich, sondern auch für die Rechenschaftspflicht gegenüber den Aufsichtsbehörden.
Dienste wie WeTransfer, Google Drive oder SendGB bieten kostenlose Möglichkeiten zum Versenden großer Dateien. Das klingt verlockend, hat aber auch Nachteile:
· Eingeschränkte Sicherheit: Kostenlose Dienste bieten selten eine End-to-End-Verschlüsselung, Zugriffskontrolle oder Virenscans auf Unternehmensniveau.
· Keine Kontrolle nach dem Versand: Sie können eine versendete Datei nicht zurückziehen oder den Zugriff nachträglich einschränken.
· Datennutzung: Einige kostenlose Dienste verwenden hochgeladene Dateien für Analysen, Werbung oder das Training von KI-Modellen. Lesen Sie die Nutzungsbedingungen sorgfältig durch.
· Keine Einhaltung der Vorschriften: Für Organisationen, die die DSGVO, NTA 7516 oder branchenspezifische Vorschriften einhalten müssen, sind kostenlose Dienste in der Regel nicht geeignet.
FileCap ist zwar keine kostenlose Lösung, bietet aber die Sicherheit, Kontrolle und Compliance, die geschäftliche Nutzer benötigen.
FileCap wird von Organisationen genutzt, die regelmäßig große oder vertrauliche Dateien austauschen und dabei keine Abstriche bei der Sicherheit machen wollen. Dazu gehören beispielsweise:
· Gesundheitswesen: Sichere Weitergabe von Patientenakten, Befunden und medizinischen Bildern an überweisende Ärzte oder Patienten.
· Rechtsdienstleistungen: Austausch von Verträgen, Prozessunterlagen und vertraulicher Korrespondenz mit Mandanten und Gegenparteien.
· Behörden: Dokumente weitergeben, die den BIO-Richtlinien und den Anforderungen der DSGVO entsprechen.
· Dienstleistungen für Unternehmen: Jahresabschlüsse, Due-Diligence-Unterlagen und Prüfungsberichte sicher versenden.
Mit FileCap können Sie über das FileCap-Add-in große Dateien an Ihre E-Mail in Outlook oder Office 365 anhängen. Die Datei wird automatisch durch einen sicheren Link ersetzt. Der Empfänger öffnet die Datei über diesen Link, ohne selbst Software installieren zu müssen.
FileCap kennt keine festen Beschränkungen hinsichtlich der Dateigröße, wie dies bei E-Mails der Fall ist. Je nach Abonnement können Sie Dateien mit einer Größe von einigen Megabyte bis zu mehreren Terabyte versenden.
Ja, aber mit professionellen Sicherheitsfunktionen. Während WeTransfer Dateien ungesichert über einen öffentlichen Link teilt, bietet FileCap Zugriffskontrolle, Virenscan, widerrufbare Links und umfassende Protokollierung. FileCap wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die Sicherheit und Compliance ernst nehmen.
Nein. Die Empfänger öffnen die Dateien über einen sicheren Link in ihrem Browser. Sie müssen weder Software installieren noch ein Konto anlegen.
FileCap wurde unter Berücksichtigung von Datenschutz und Compliance entwickelt. Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen der DSGVO und der Norm NTA7516 für den sicheren E-Mail-Verkehr im Gesundheitswesen zu erfüllen. Alle Daten werden innerhalb der EU verarbeitet und gespeichert.
Ja. Mit FileCap kannst du den Zugriff auf eine gesendete Datei jederzeit widerrufen. Der Empfänger kann die Datei danach nicht mehr öffnen, auch wenn der Link bereits geteilt wurde.
Dropbox und OneDrive sind Cloud-Speicherdienste: Sie geben einen Ordner oder eine Datei aus Ihrem eigenen Speicher freigeben. FileCap wurde speziell für den sicheren Versand von Dateien entwickelt und bietet Funktionen wie widerrufbare Links, Download-Limits, Virenscans und lückenlose Protokollierung, die Cloud-Speicherdienste nicht bieten.
Entdecken Sie, wie FileCap zu Ihrem Unternehmen passt. Informieren Sie sich über die Funktionen und Preise oder fordern Sie eine Demo an. Möchten Sie lieber gleich loslegen? Testen Sie FileCap kostenlos.
Mit dem FileCap-Add-In wird das Versenden einer sicheren E-Mail oder sensibler Dateien zum Kinderspiel. Sehen Sie unten, wie es funktioniert:
Laden Sie jemanden ein, Ihnen große Dateien oder eine Nachricht sicher mit FileCap zu senden. Schnell und einfach!
Wählen Sie eine der vier verfügbaren Authentifizierungsmethoden: Passwort, Code per E-Mail, Code per SMS oder ein Firmenpasswort. Sie senden besonders sensible Informationen? Verwenden Sie einfach eine zweite Verifizierung.
Gestalten Sie Ihr FileCap-Portal mit einem großen Hintergrund, Ihrem Firmenlogo und natürlich den passenden Farben. Auch die E-Mails, die Sie mit FileCap versenden, werden automatisch in Ihrem Hausstil gestaltet. So sind Sie Ihren Kunden vertraut.
Indem Sie die zusätzlichen Sicherheitsoptionen, die Geschäftsregeln zur Überwachung des Inhalts von E-Mails und Nachrichten sowie die Möglichkeit, gesendete Nachrichten zurückzuziehen, nutzen, verringern Sie das Risiko von Datenschutzverletzungen.
FileCap hat viele weitere Funktionen. Sie können (große) Dateien sicher versenden und empfangen und ausgehende Nachrichten über Geschäftsregeln auf sensible Informationen prüfen. Möchten Sie mehr wissen?
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