Dateien und Dokumente sicher versenden

Ein Angebot mit einer Größe von 80 MB, eine Designdatei mit 2 GB oder ein komplettes Projektarchiv: Normale E-Mails sind auf 25 MB begrenzt und bieten kaum Sicherheit. Dennoch versenden viele Unternehmen täglich sensible Dateien über ungesicherte Dienste oder einzelne Download-Links.

In diesem Artikel erfährst du, wie du Dateien und Dokumente sicher versendest – auch als sichere Dateiübertragung bezeichnet –, welche Risiken bei kostenlosen Lösungen bestehen und warum sich immer mehr Unternehmen für eine Lösung wie FileCap entscheiden.

Warum normale E-Mails für große Dateien nicht ausreichen

Die meisten E-Mail-Anbieter, darunter Microsoft 365 und Gmail, haben ein Anhangslimit von etwa 25 MB. Doch die Dateigröße ist nicht das einzige Problem.

Bei einer normalen E-Mail hat man als Absender keine Kontrolle mehr über eine Datei, sobald diese zugestellt wurde. Der Empfänger kann sie weiterleiten, herunterladen oder speichern, ohne dass man davon etwas mitbekommt. Für Organisationen, die mit personenbezogenen Daten, Krankenakten oder juristischen Dokumenten arbeiten, stellt dies ein ernstes Risiko dar.

Die drei wichtigsten Einschränkungen herkömmlicher E-Mails:

• Dateigröße: Anhänge, die größer als 25 MB sind, werden abgelehnt oder automatisch komprimiert.
• Keine Kontrolle nach dem Versand: Sobald eine Datei versendet wurde, kann man sie nicht mehr zurückziehen oder den Zugriff darauf einschränken.
• Eingeschränkte Verschlüsselung: Ein Großteil des E-Mail-Verkehrs ist nicht durchgehend verschlüsselt, wodurch Dateien abgefangen werden können.

Große Dateien über Outlook und Office 365 versenden

Arbeiten Sie mit Microsoft Outlook oder Office 365? Dann können Sie große Dateien versenden, ohne Ihre Arbeitsweise ändern zu müssen. Mit dem FileCap-Add-In für Outlook können Sie Dateien unabhängig von ihrer Größe direkt an Ihre E-Mail anhängen. So funktioniert es:

• Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht in Outlook.
• Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche „FileCap“.
• Ziehen Sie Dateien aus dem Windows-Explorer oder dem macOS-Finder per Drag & Drop hinein oder wählen Sie sie über den integrierten Dateibrowser aus.
• Versende deine E-Mail wie gewohnt.

FileCap ersetzt den Anhang automatisch durch einen sicheren Link. Der Empfänger klickt auf den Link und erhält Zugriff auf die Datei, ohne selbst ein Konto zu benötigen. Dies funktioniert für Dateien von einigen Megabyte bis zu mehreren Terabyte.

Automatische Überprüfung beim Versand: Haben Sie versehentlich eine zu große Datei angehängt, ohne die FileCap-Schaltfläche zu verwenden? Dann erkennt FileCap dies und bietet Ihnen an, die Datei doch noch über die gesicherte Umgebung zu versenden. So verhindern Sie, dass sensible Dateien ungesichert versendet werden.

Große Dateien über das Webportal online versenden

Nicht jeder arbeitet mit Outlook. Über das Webportal können Sie große Dateien direkt aus Ihrem Browser versenden – eine weitere Möglichkeit der sicheren Dateiübertragung, die ebenso gut verschlüsselt und kontrolliert abläuft. Sie laden Dateien hoch, indem Sie sie per Drag & Drop verschieben oder manuell auswählen, fügen Empfänger hinzu und versenden sie. Dies ist ideal für:

• Zusammenarbeit mit externen Partnern, die Outlook nicht verwenden.
• Situationen, in denen Sie von einem anderen Arbeitsplatz oder Gerät aus arbeiten.
• Empfang großer Dateien: Senden Sie dem Absender einen Upload-Link, damit auch der Empfang kontrolliert und sicher abläuft.

Das Portal funktioniert, ohne dass die Empfänger ein eigenes FileCap-Konto benötigen.

Sicherheit, die über die Verschlüsselung hinausgeht

Beim sicheren Versenden großer Dateien geht es um mehr als nur die Verschlüsselung während der Übertragung. FileCap bietet mehrere Sicherheitsebenen, die Sie pro Datei oder pro Organisation festlegen können:

• Virenprüfung und Überprüfung des Dateityps: Jede Datei wird automatisch auf Malware geprüft. Dateitypen, die nicht den Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen (z. B. .exe oder .bat), werden automatisch blockiert.
• Zugriffskontrolle: Legen Sie für jede Sendung fest, wer die Datei öffnen darf. Sie können Empfänger dazu verpflichten, sich zu authentifizieren, bevor sie Zugriff erhalten.
• Download-Limits und Ablaufdaten: Legen Sie fest, wie oft eine Datei heruntergeladen werden darf und bis wann der Link gültig bleibt.
• Rückrufbare Links: Haben Sie eine Datei an die falsche Person gesendet? Entziehen Sie den Zugriff mit einem Klick – auch nachdem der Empfänger den Link bereits erhalten hat. Das gleiche Prinzip gilt für einzelne Nachrichten; eine spezifische Anleitung für E-Mails finden Sie unter „E-Mails in Outlook zurückziehen “.
• Einblicke und Protokollierung: Sehen Sie genau, wer Ihre Datei geöffnet hat, wann und wie oft. Das ist nicht nur für Ihren eigenen Überblick nützlich, sondern auch für die Rechenschaftspflicht gegenüber den Aufsichtsbehörden.

Kostenloser Versand großer Dateien: die Risiken

Dienste wie WeTransfer, Google Drive oder SendGB bieten kostenlose Möglichkeiten zum Versenden großer Dateien. Das klingt verlockend, hat aber auch Nachteile:

• Eingeschränkte Sicherheit: Kostenlose Dienste bieten selten eine End-to-End-Verschlüsselung, Zugriffskontrolle oder Virenscans auf Unternehmensniveau.
• Keine Kontrolle nach dem Versand: Du kannst eine gesendete Datei nicht zurückziehen oder den Zugriff nachträglich einschränken.
• Datennutzung: Einige kostenlose Dienste verwenden hochgeladene Dateien für Analysen, Werbung oder das Training von KI-Modellen. Lesen Sie die Nutzungsbedingungen sorgfältig durch.
• Keine Einhaltung der Vorschriften: Für Organisationen, die die DSGVO, NTA 7516 oder branchenspezifische Vorschriften einhalten müssen, sind kostenlose Dienste in der Regel nicht geeignet.

FileCap ist zwar keine kostenlose Lösung, bietet aber die Sicherheit, Kontrolle und Compliance, die geschäftliche Nutzer benötigen.

Für welche Organisationen ist FileCap geeignet?

FileCap wird von Unternehmen genutzt, die regelmäßig große oder vertrauliche Dateien austauschen und dabei keine Abstriche bei der Sicherheit machen wollen – ganz gleich, ob es um den sicheren Versand großer Dateien oder bestimmter Dokumente geht. Dazu gehören beispielsweise:

• Gesundheitswesen: Sichere Weitergabe von Patientenakten, Befunden und medizinischen Bildern an überweisende Ärzte oder Patienten.
• Rechtsdienstleistungen: Austausch von Verträgen, Prozessunterlagen und vertraulicher Korrespondenz mit Mandanten und Gegenparteien.
• Behörden: Freigabe von Dokumenten, die den BIO-Richtlinien und den Anforderungen der DSGVO entsprechen.
• Dienstleistungen für Unternehmen: Jahresabschlüsse, Due-Diligence-Unterlagen und Prüfungsberichte sicher versenden.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich große Dateien sicher per E-Mail versenden?

Mit FileCap können Sie über das FileCap-Add-in große Dateien an Ihre E-Mail in Outlook oder Office 365 anhängen. Die Datei wird automatisch durch einen sicheren Link ersetzt. Der Empfänger öffnet die Datei über diesen Link, ohne selbst Software installieren zu müssen.

Was ist die maximale Dateigröße, die ich versenden kann?

FileCap kennt keine festen Beschränkungen hinsichtlich der Dateigröße, wie dies bei E-Mails der Fall ist. Je nach Abonnement können Sie Dateien mit einer Größe von einigen Megabyte bis zu mehreren Terabyte versenden.

Ist FileCap eine Alternative zu WeTransfer?

Ja, aber mit professionellen Sicherheitsfunktionen. Während WeTransfer Dateien ungesichert über einen öffentlichen Link teilt, bietet FileCap Zugriffskontrolle, Virenscan, widerrufbare Links und umfassende Protokollierung. FileCap wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die Sicherheit und Compliance ernst nehmen.

Ein ausführlicher Vergleich mit WeTransfer und anderen Diensten ist auf FileCap als sichere WeTransfer-Alternative zu finden.

Muss der Empfänger ebenfalls über ein FileCap-Konto verfügen?

Nein. Die Empfänger öffnen die Dateien über einen sicheren Link in ihrem Browser. Sie müssen weder Software installieren noch ein Konto anlegen.

Erfüllt FileCap die Anforderungen der DSGVO und der NTA 7516?

FileCap wurde unter Berücksichtigung von Datenschutz und Compliance entwickelt. Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen der DSGVO und der Norm NTA7516 für den sicheren E-Mail-Verkehr im Gesundheitswesen zu erfüllen. Alle Daten werden innerhalb der EU verarbeitet und gespeichert.

Kann ich eine bereits gesendete Datei nachträglich zurückziehen?

Ja. Mit FileCap kannst du den Zugriff auf eine gesendete Datei jederzeit widerrufen. Der Empfänger kann die Datei danach nicht mehr öffnen, auch wenn der Link bereits geteilt wurde.

Inwiefern unterscheidet sich FileCap von Dropbox oder OneDrive?

Dropbox und OneDrive sind Cloud-Speicherdienste: Sie geben einen Ordner oder eine Datei aus Ihrem eigenen Speicher freigeben. FileCap wurde speziell für den sicheren Versand von Dateien entwickelt und bietet Funktionen wie widerrufbare Links, Download-Limits, Virenscans und lückenlose Protokollierung, die Cloud-Speicherdienste nicht bieten.

Möchten Sie selbst erleben, wie das sichere Versenden von Dateien und Dokumenten funktioniert?

Entdecken Sie, wie FileCap zu Ihrem Unternehmen passt. Informieren Sie sich über die Möglichkeiten und Preise oder fordern Sie eine Demo an.

Möchten Sie lieber gleich loslegen? Testen Sie FileCap kostenlos.

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