Versenden Sie verschlüsselte E-Mails und Dateien direkt aus Outlook heraus, ohne dass der Empfänger ein Konto benötigt.
Sicheres E-Mailen in Outlook bedeutet, dass Ihre Nachricht und Ihre Anhänge verschlüsselt sind, nur beim richtigen Empfänger ankommen und unterwegs oder im Speicher von niemand anderem gelesen werden können. Standardmäßig führt Outlook dies nicht automatisch durch. Microsoft 365 sichert die Verbindung zwischen den E-Mail-Servern nach Möglichkeit mit TLS, aber sobald eine Nachricht eintrifft, liegt sie lesbar in den Postfächern vor, kann frei weitergeleitet werden und Sie haben keine Kontrolle darüber, wer sie öffnet. Microsoft bietet zwar selbst Verschlüsselungsoptionen an, diese hängen jedoch von Ihrer Lizenz ab und müssen von einem Administrator eingerichtet werden. FileCap erweitert Outlook direkt um die Funktion für sicheres E-Mail-Versenden. Sie verfassen Ihre E-Mail wie gewohnt, wählen die Option zum sicheren Versenden aus, und der Empfänger öffnet sie nach der Verifizierung. Der Empfänger benötigt kein Konto, und Ihre Daten bleiben in Europa.
E-Mails waren nie als vertrauliche Kommunikation konzipiert. Das zugrunde liegende Protokoll, SMTP, überträgt Nachrichten im lesbaren Format, sofern sie nicht durch andere Maßnahmen geschützt sind. In Microsoft 365 ist diese „andere Maßnahme“ in der Regel TLS.
TLS schützt nur die Übertragungsstrecke, nicht die Nachricht. TLS verschlüsselt die Verbindung zwischen zwei Mailservern. Oft funktioniert dies opportunistisch: Wenn der empfangende Server TLS nicht unterstützt, kann die Nachricht unverschlüsselt zugestellt werden, es sei denn, Ihr Administrator hat TLS für einen Connector erzwungen. Nach der Zustellung ist die E-Mail lesbar im Postfach des Empfängers, in Backups und auf jedem Gerät, das mit diesem synchronisiert wird.
Standardmäßig gibt es keine End-to-End-Verschlüsselung. Outlook für Microsoft 365, Outlook 2019 und das neue Outlook für Windows unterstützen zwar alle S/MIME, jedoch nur, wenn sowohl der Absender als auch der Empfänger über ein installiertes Zertifikat verfügen. In der Praxis verfügen nur wenige externe Empfänger über ein solches Zertifikat.
Die Nutzung von Microsoft Purview Message Encryption hängt von Ihrer Lizenz ab. Nicht jedes Microsoft 365-Abonnement umfasst diese Funktion, und sie erfordert eine Einrichtung über E-Mail-Flussregeln und Vertraulichkeitskennzeichnungen. Daher handelt es sich um ein IT-Projekt und nicht um eine Schaltfläche, auf die sich jeder Mitarbeiter verlassen kann.
Menschliches Versagen stellt nach wie vor das größte Risiko dar. Die Autovervollständigung wählt den falschen Empfänger aus, eine Nachricht wird an jemanden außerhalb der Organisation weitergeleitet oder ein vertraulicher Anhang landet bei einer privaten E-Mail-Adresse. Die Rückruf-Funktion von Outlook funktioniert nur in bestimmten Situationen, meist innerhalb derselben Exchange-Organisation. Lesen Sie mehr dazu unter „E-Mail in Outlook zurückziehen? Es gibt einen intelligenteren Weg.“
Beschränkungen für Anhänge führen zu unsicheren Umwegen. Exchange Online begrenzt die Nachrichtengröße standardmäßig auf etwa 35 MB und maximal 150 MB. Ist eine Datei zu groß, greifen Nutzer auf Verbraucher-Tools zurück, auf die das Unternehmen keinen Einfluss hat.
Mit dem FileCap-Add-In wird das sichere Versenden von E-Mails zu einem festen Bestandteil Ihrer üblichen Arbeitsabläufe in Outlook.
Geschäftsregeln können Benutzer auch warnen oder automatisch eine sichere Übermittlung erzwingen, wenn eine E-Mail sensible Daten wie eine Sozialversicherungsnummer oder eine IBAN enthält. Erfahren Sie mehr über DLP-Geschäftsregeln.
Die eigenen Lösungen von Microsoft sind nützlich und reichen für manche Unternehmen aus. Dieser Vergleich zeigt, wofür sich die einzelnen Lösungen eignen.
Wann reicht die integrierte Verschlüsselung aus? Wenn Sie bereits über ein Microsoft 365-Abonnement mit Purview Message Encryption verfügen, hauptsächlich mit anderen Microsoft 365-Organisationen kommunizieren und selten große Dateien versenden, kann die integrierte Option ausreichen. S/MIME bleibt die sicherste Wahl für echte End-to-End-Verschlüsselung zwischen Organisationen, die beide Zertifikate verwalten, wie beispielsweise Behörden.
Wann bietet FileCap einen Mehrwert? Wenn Sie Daten mit vielen verschiedenen externen Parteien teilen, große Dateien versenden, den Empfängern ein einheitliches Erlebnis bieten möchten oder Ihre Daten außerhalb der großen US-amerikanischen Cloud-Anbieter hosten möchten. Die beiden Ansätze können auch parallel genutzt werden. Weitere Informationen finden Sie unter „E-Mail-Verschlüsselung in Microsoft 365 und Outlook“.
Quellen: Microsoft Learn, E-Mail-Verschlüsselung in Microsoft 365 und S/MIME in Exchange Online.
Für B2B-Unternehmen und den öffentlichen Sektor ist sicheres E-Mail-Verkommunizieren nicht nur bewährte Praxis, sondern auch Teil einer gesetzlichen Verpflichtung.
DSGVO. Artikel 32 nennt die Verschlüsselung als geeignete technische Maßnahme zum Schutz personenbezogener Daten. Sie gilt auch dann, wenn etwas schiefgeht. Gemäß Artikel 34 musst du die betroffenen Personen möglicherweise nicht über eine Datenpanne informieren, wenn die Daten verschlüsselt und für den Empfänger unlesbar waren. Zugriffsprotokolle helfen dir zudem dabei, deine Rechenschaftspflicht nachzuweisen.
NIS2. Artikel 21 verpflichtet wesentliche und wichtige Einrichtungen dazu, Richtlinien für Kryptografie und, soweit angemessen, für die Verschlüsselung sowie für die Zugriffskontrolle festzulegen. Verschlüsselte E-Mails mit authentifiziertem Zugriff sind eine konkrete Möglichkeit, Prüfern zu zeigen, dass diese Richtlinien im Arbeitsalltag umgesetzt werden. Erfahren Sie mehr über NIS2.
Branchenstandards. Finanzinstitute müssen die DORA-Vorschriften einhalten. Niederländische Gesundheitsdienstleister halten sich an die Norm NTA 7516 für den sicheren E-Mail-Austausch.
FileCap ist nach ISO 27001 zertifiziert, speichert Daten in Europa und verwendet Kundendaten niemals für das Training von KI-Modellen.
Sie können S/MIME, Microsoft Purview Message Encryption oder ein Add-in für sicheres E-Mail-Versenden wie FileCap verwenden. Mit FileCap verfassen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt, wählen die Option „Sicher versenden“, legen eine Verifizierungsmethode fest und versenden die E-Mail.
Nur während der Übertragung und auch nur teilweise. Microsoft 365 verwendet nach Möglichkeit TLS zwischen den Mailservern, aber die Nachrichten sind nicht durchgehend verschlüsselt und liegen in den Postfächern im lesbaren Format vor.
S/MIME verwendet auf beiden Seiten Zertifikate und bietet eine End-to-End-Verschlüsselung, ist jedoch komplex in der Einrichtung. Purview Message Encryption wird zentral von Ihrem Administrator verwaltet und funktioniert auch für Empfänger ohne Zertifikat, hängt jedoch von Ihrer Microsoft 365-Lizenz ab.
Ja. Sie können S/MIME-Zertifikate verwenden oder eine Lösung eines Drittanbieters wie FileCap nutzen, die mit Outlook für Microsoft 365, dem neuen Outlook, Outlook im Web und dem klassischen Outlook für Windows kompatibel ist.
Der Empfänger erhält eine Benachrichtigung mit einem sicheren Link, authentifiziert sich mit einem Passwort oder einem Code und liest die Nachricht in einem sicheren Portal. Bei FileCap sind dafür weder ein Konto noch eine Software erforderlich.
Ja. Das FileCap-Add-In funktioniert im neuen Outlook und in Outlook im Web. Erfahren Sie mehr über die neue Outlook-Version und die FileCap-Integration.
Verschlüsselung und Zugriffskontrolle sind Maßnahmen, die in der DSGVO ausdrücklich genannt werden. Ob Sie die Anforderungen erfüllen, hängt auch davon ab, wo die Daten gespeichert werden und wer Zugriff darauf hat. Entscheiden Sie sich daher für eine Lösung mit Hosting in Europa und einer transparenten Protokollierung.
Mit dem FileCap-Add-In wird das Versenden einer sicheren E-Mail oder sensibler Dateien zum Kinderspiel. Sehen Sie unten, wie es funktioniert:
Laden Sie jemanden ein, Ihnen große Dateien oder eine Nachricht sicher mit FileCap zu senden. Schnell und einfach!
Wählen Sie eine der vier verfügbaren Authentifizierungsmethoden: Passwort, Code per E-Mail, Code per SMS oder ein Firmenpasswort. Sie senden besonders sensible Informationen? Verwenden Sie einfach eine zweite Verifizierung.
Gestalten Sie Ihr FileCap-Portal mit einem großen Hintergrund, Ihrem Firmenlogo und natürlich den passenden Farben. Auch die E-Mails, die Sie mit FileCap versenden, werden automatisch in Ihrem Hausstil gestaltet. So sind Sie Ihren Kunden vertraut.
Indem Sie die zusätzlichen Sicherheitsoptionen, die Geschäftsregeln zur Überwachung des Inhalts von E-Mails und Nachrichten sowie die Möglichkeit, gesendete Nachrichten zurückzuziehen, nutzen, verringern Sie das Risiko von Datenschutzverletzungen.
Testen Sie FileCap 30 Tage lang kostenlos, unverbindlich und ohne Einschränkungen. Installieren Sie das Outlook-Add-in und versenden Sie innerhalb weniger Minuten Ihre erste gesicherte E-Mail.
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