Verstuur versleutelde e-mails en bestanden direct vanuit Outlook, zonder dat de ontvanger een account nodig heeft.
Beveiligd mailen in Outlook betekent dat je bericht en je bijlagen versleuteld zijn, alleen bij de juiste ontvanger aankomen en onderweg of in opslag door niemand anders te lezen zijn. Standaard Outlook doet dit niet automatisch. Microsoft 365 beveiligt de verbinding tussen mailservers waar mogelijk met TLS, maar zodra een bericht aankomt, staat het leesbaar in mailboxen, kan het vrij worden doorgestuurd en heb je geen controle over wie het opent. Microsoft biedt zelf ook versleutelingsopties, maar die hangen af van je licentie en moeten door een beheerder worden ingesteld. FileCap voegt beveiligd mailen direct toe aan Outlook. Je schrijft je e-mail zoals altijd, kiest ervoor om hem beveiligd te versturen, en de ontvanger opent hem na verificatie. De ontvanger heeft geen account nodig en je data blijft in Europa.
E-mail is nooit ontworpen om vertrouwelijk te zijn. Het onderliggende protocol, SMTP, verstuurt berichten leesbaar, tenzij iets anders ze beschermt. In Microsoft 365 is dat "iets anders" meestal TLS.
TLS beschermt alleen de route, niet het bericht. TLS versleutelt de verbinding tussen twee mailservers. Vaak werkt dat opportunistisch: ondersteunt de ontvangende server het niet, dan kan het bericht onversleuteld worden afgeleverd, tenzij je beheerder TLS heeft afgedwongen op een connector. Eenmaal afgeleverd staat de e-mail leesbaar in de mailbox van de ontvanger, in back-ups en op elk apparaat dat hem synchroniseert.
Standaard is er geen end-to-end-versleuteling. Outlook voor Microsoft 365, Outlook 2019 en de nieuwe Outlook voor Windows kunnen allemaal met S/MIME werken, maar alleen als zowel verzender als ontvanger een geïnstalleerd certificaat hebben. In de praktijk hebben weinig externe ontvangers er een.
Microsoft Purview Message Encryption hangt af van je licentie. Niet elk Microsoft 365-abonnement bevat het, en het vraagt om inrichting via mailstroomregels en vertrouwelijkheidslabels. Daardoor is het een project voor IT, geen knop waar elke medewerker op kan vertrouwen.
Menselijke fouten blijven het grootste risico. Autocomplete kiest de verkeerde ontvanger, een bericht wordt doorgestuurd naar iemand buiten de organisatie of een gevoelige bijlage gaat naar een privéadres. De terugroepfunctie van Outlook werkt alleen in beperkte situaties, meestal binnen dezelfde Exchange-organisatie. Lees meer in Mail intrekken in Outlook? Er bestaat een slimmere manier.
Limieten voor bijlagen leiden tot onveilige omwegen. Exchange Online begrenst de berichtgrootte, standaard rond 35 MB en maximaal 150 MB. Is een bestand te groot, dan grijpen gebruikers naar consumententools waar de organisatie geen grip op heeft.
Met de FileCap add-in wordt beveiligd mailen onderdeel van je gewone werkwijze in Outlook.
Business rules kunnen gebruikers ook waarschuwen of beveiligd versturen automatisch afdwingen als een e-mail gevoelige gegevens bevat, zoals een BSN of IBAN. Lees meer over DLP business rules.
De eigen opties van Microsoft zijn nuttig, en voor sommige organisaties volstaan ze. Deze vergelijking laat zien waar elke optie past.
Wanneer is de ingebouwde versleuteling genoeg? Heb je al een Microsoft 365-abonnement met Purview Message Encryption, deel je vooral met andere Microsoft 365-organisaties en verstuur je zelden grote bestanden, dan kan de ingebouwde optie volstaan. S/MIME blijft de sterkste keuze voor echte end-to-end-versleuteling tussen organisaties die allebei certificaten beheren, zoals overheidsinstanties.
Wanneer voegt FileCap waarde toe? Als je deelt met veel verschillende externe partijen, grote bestanden verstuurt, ontvangers een consistente ervaring wilt bieden of je data buiten de grote Amerikaanse cloudaanbieders wilt hosten. De twee benaderingen kunnen ook naast elkaar werken. Lees meer in E-mail encryptie in Microsoft 365 en Outlook.
Bronnen: Microsoft Learn, Email encryption in Microsoft 365 en S/MIME in Exchange Online.
Voor B2B-organisaties en de publieke sector is beveiligd mailen niet alleen goede praktijk, maar onderdeel van een wettelijke verplichting.
AVG. Artikel 32 noemt versleuteling als passende technische maatregel om persoonsgegevens te beschermen. Het telt ook als het misgaat. Volgens artikel 34 hoef je betrokkenen mogelijk niet te informeren over een datalek als de gegevens versleuteld en onleesbaar waren voor degene die ze ontving. Toegangslogs helpen je bovendien om aan te tonen dat je verantwoording aflegt.
NIS2. Artikel 21 verplicht essentiële en belangrijke entiteiten om beleid te hebben voor cryptografie en, waar passend, versleuteling, en voor toegangsbeheer. Versleutelde e-mail met geverifieerde toegang is een concrete manier om auditors te laten zien dat dat beleid in het dagelijks werk wordt toegepast. Lees meer over NIS2.
Sectornormen. Financiële instellingen moeten voldoen aan DORA. Nederlandse zorgaanbieders volgen NTA 7516 voor veilige e-mailuitwisseling.
FileCap is ISO 27001-gecertificeerd, host data in Europa en gebruikt klantbestanden nooit voor AI-training.
Je kunt S/MIME, Microsoft Purview Message Encryption of een add-in voor beveiligd mailen zoals FileCap gebruiken. Met FileCap schrijf je je e-mail zoals altijd, kies je voor beveiligd versturen, stel je een verificatiemethode in en verstuur je.
Alleen onderweg, en alleen gedeeltelijk. Microsoft 365 gebruikt waar mogelijk TLS tussen mailservers, maar berichten zijn niet end-to-end versleuteld en staan leesbaar in mailboxen.
S/MIME gebruikt certificaten aan beide kanten en biedt end-to-end-versleuteling, maar is complex om in te richten. Purview Message Encryption wordt centraal beheerd door je beheerder en werkt voor ontvangers zonder certificaat, maar hangt af van je Microsoft 365-licentie.
Ja. Je kunt S/MIME-certificaten gebruiken of een oplossing van een derde partij zoals FileCap, die werkt met Outlook voor Microsoft 365, de nieuwe Outlook, Outlook op het web en de klassieke Outlook voor Windows.
De ontvanger krijgt een melding met een beveiligde link, verifieert zich met een wachtwoord of code en leest het bericht in een beveiligd portaal. Bij FileCap is daarvoor geen account of software nodig.
Ja. De FileCap add-in werkt in de nieuwe Outlook en in Outlook op het web. Lees meer over de nieuwe Outlook-versie en de FileCap-integratie.
Versleuteling en toegangsbeheer zijn maatregelen die de AVG expliciet noemt. Of je voldoet, hangt ook af van waar data wordt opgeslagen en wie er toegang toe heeft. Kies daarom een oplossing met Europese hosting en duidelijke logging.
De FileCap add-in maakt het versturen van een beveiligde e-mail of gevoelige bestanden kinderlijk eenvoudig. Kijk hieronder hoe het werkt:
Nodig iemand uit jou grote bestanden of een bericht veilig te sturen met FileCap. Snel en simpel!
Kies één van de vier beschikbare verificatiemethoden: wachtwoord, code via e-mail, code via SMS of een bedrijfswachtwoord. Extra gevoelige informatie verzenden? Gebruik eenvoudig een tweede verificatie.
Breng je FileCap portal helemaal in je eigen huisstijl met een grote achtergrond, je bedrijfslogo en natuurlijk de bijpassende kleuren. Ook de e-mails die je met FileCap verstuurt krijgen je huisstijl automatisch mee. Wel zo vertrouwd voor je klanten.
Door gebruik te maken van de extra beveiligingsopties, business rules om de inhoud van mails en berichten te monitoren en de mogelijkheid om verzonden berichten in te trekken, maak je de kans op datalekken kleiner.
Probeer FileCap 30 dagen gratis, vrijblijvend en zonder beperkingen. Installeer de Outlook add-in en verstuur binnen enkele minuten je eerste beveiligde e-mail.
Start je gratis proefperiode
